Une fois la structure du bureau en place, le Business Admin (administrateur de l’entreprise) devrait revoir six zones de paramètres : les paramètres du calendrier et les heures de travail, les rappels d’Agreement Automation, la configuration du courriel des Marketing Automations, la connexion WhatsApp, Meta Ads Sync pour les publicités à formulaire Facebook et Instagram, et Roles & Permissions. Les notifications ne demandent aucune configuration.
- Revoyez Calendar, Agreement Automation, Email Setup, WhatsApp, Meta Ads Sync et Roles & Permissions.
- Les clients ne peuvent réserver personne tant que des rôles ou des personnes ne sont pas réservables.
- Les courriels automatisés ne partent qu’après la réussite d’un courriel test.
- Les notifications fonctionnent immédiatement, sans configuration.
Qui peut modifier les paramètres ?
La plupart des paramètres de l’entreprise relèvent du Business Admin (administrateur de l’entreprise). Quelques-uns sont partagés : les Branch Managers (directeurs de succursale) peuvent aussi gérer Agreement Automation, et les Managers et Branch Managers peuvent, par défaut, modifier le profil WhatsApp Business et envoyer des diffusions. La connexion ou la déconnexion du numéro WhatsApp et la modification des autorisations sont réservées au Business Admin.
Liste des paramètres
- Calendrier. Dans Calendar → Settings, définissez la durée par défaut des rendez-vous, jusqu’à quand les clients peuvent réserver à l’avance et combien de temps avant le rendez-vous le rappel part. Puis, dans Working Hours & Time Off, indiquez les heures hebdomadaires de chaque personne. Personne n’est réservable par les clients tant que vous n’avez pas rendu des rôles ou des personnes réservables. Voir calendrier et rendez-vous.
- Rappels de conventions. Dans Agreement Automation, activez ou non les rappels, puis réglez le nombre de jours entre deux rappels, le maximum par convention et la durée de validité d’un lien de signature. Voir rappels de signature automatiques.
- Courriel. Dans Marketing Automations → Email Setup, saisissez les paramètres SMTP de votre propre boîte et cliquez sur Send Test Email. Automatisations et campagnes n’envoient rien tant que ce test n’a pas réussi. Activez ensuite, si vous le souhaitez, les courriels d’anniversaire ou de rappel d’expiration de visa. Voir configuration du courriel.
- WhatsApp. Dans Communications → WhatsApp → Settings, connectez votre numéro WhatsApp Business au moyen de l’inscription intégrée (Embedded Signup) de Meta. Voir connecter WhatsApp.
- Meta Lead Ads. Si vous annoncez sur Facebook ou Instagram, connectez votre Page dans Meta Ads Sync pour que les nouvelles soumissions deviennent des prospects. Voir intégration Meta Lead Ads.
- Roles & Permissions. Passez en revue Team → Roles & Permissions. Les valeurs par défaut conviennent à la plupart des cabinets ; ne modifiez un rôle que si votre bureau fonctionne autrement.
Quels paramètres peuvent attendre ?
| À faire la première semaine | Peut attendre |
|---|---|
| Services et formulaires, équipe, heures du calendrier, rappels de conventions | Campagnes par courriel et diffusions |
| Configuration du courriel, si vous voulez des courriels automatisés | Personnalisation des autorisations |
| WhatsApp, si vos clients vous écrivent déjà par ce canal | Bibliothèque de listes de documents (à bâtir au fil des dossiers) |
Que se passe-t-il ensuite ?
Une fois les paramètres en place, faites passer une demande test par votre propre menu de formulaires, puis suivez-la du prospect au dossier : ajouter un prospect, le convertir en client et créer une convention de mandat. Le guide d’automatisation du cabinet montre comment tout s’articule.