Dans ImmiPractice, un Business Admin ou un Branch Manager ouvre Agreement Automation dans le menu latéral pour activer ou désactiver les rappels de signature, choisir le nombre de jours entre les rappels, fixer le nombre maximal de rappels par convention et décider combien de jours un lien de signature reste valide. Les clients qui n’ont pas signé reçoivent alors des courriels de suivi avec un nouveau lien, les liens échus passent à Expired, et chaque rappel et expiration est consigné dans la piste d’audit.
- Agreement Automation est configuré par le Business Admin ou le Branch Manager.
- Réglages : rappels activés ou non, jours entre les rappels, nombre maximal de rappels, validité des liens en jours.
- Les courriels de rappel contiennent un nouveau lien ; les liens échus passent à Expired.
- Chaque rappel et chaque expiration est consigné dans la piste d’audit.
Relancer à la main les conventions non signées est l’une des tâches les plus chronophages d’un bureau d’immigration. Agreement Automation (automatisation des conventions) confie ces relances à ImmiPractice, dans les limites que vous fixez : les clients sont relancés poliment et les liens périmés ne restent pas ouverts indéfiniment.
Qui peut configurer les rappels ?
Les rôles Business Admin (administrateur de l’entreprise) et Branch Manager (directeur de succursale). Les autres membres du personnel profitent des rappels, mais ne peuvent pas modifier les réglages.
Comment activer les rappels de signature ?
- Ouvrez Agreement Automation. Dans le menu latéral, ouvrez Agreement Automation.
- Activez les rappels. Activez les rappels pour votre entreprise. Lorsqu’ils sont désactivés, aucun courriel de rappel n’est envoyé, mais les liens expirent quand même.
- Fixez l’intervalle. Choisissez le nombre de jours entre deux rappels, par exemple tous les 3 jours.
- Fixez le maximum. Choisissez le nombre maximal de rappels par convention, par exemple 3. Au-delà, ImmiPractice cesse de relancer et c’est à votre équipe de prendre le relais.
- Fixez la validité des liens. Choisissez combien de jours un lien de signature reste valide. Les liens qui dépassent cette échéance passent à Expired.
- Enregistrez. Les réglages s’appliquent aux conventions de toute votre entreprise.
Que se passe-t-il une fois les rappels activés ?
ImmiPractice vérifie automatiquement les conventions une fois par jour. À chaque vérification, pour votre entreprise :
- les conventions non signées dont l’intervalle de rappel est écoulé déclenchent un courriel de suivi au client avec un nouveau lien de signature, jusqu’à concurrence du nombre maximal de rappels ;
- les liens de signature échus passent à Expired et apparaissent ainsi dans le tableau de bord des conventions ;
- chaque rappel et chaque expiration automatique est consigné dans la piste d’audit de la convention, ce qui vous permet de démontrer exactement quand le client a été relancé.
Les conventions signées ne font jamais l’objet de rappels. Comme la vérification est quotidienne, un rappel peut arriver à une heure un peu différente de celle que vous attendez.
Que faire des conventions expirées ?
Ouvrez le tableau de bord des conventions et repérez les éléments Expired. Pour chacun, décidez :
- de le renvoyer, si les modalités sont toujours bonnes ;
- de le remplacer ou d’émettre une nouvelle version, si les honoraires ou la portée du mandat ont changé ;
- de le laisser tel quel et de mettre à jour le statut du prospect ou du dossier, si le client a décidé de ne pas aller de l’avant.
Exemples de réglages
| Type de pratique | Intervalle | Rappels max. | Validité du lien |
|---|---|---|---|
| Volume élevé de permis d’études | 2 jours | 3 | 10 jours |
| Dossiers de résidence permanente familiale, décisions plus longues | 4 jours | 3 | 21 jours |
Ce sont des exemples, pas des recommandations : choisissez ce qui convient à vos clients et aux attentes de votre organisme de réglementation.
À voir aussi : envoyer une convention pour signature électronique, les suivis automatiques et le guide d’automatisation des suivis clients.