Pour créer une convention de mandat dans ImmiPractice, ouvrez le dossier du client, démarrez une convention à partir d’un de vos modèles pour que les renseignements du dossier s’y fusionnent, relisez le texte, placez les champs de signature, d’initiales, de date, de nom, de texte et de confirmation, puis envoyez le lien de signature sécurisé par courriel. Le client signe sur n’importe quel appareil en tapant, dessinant ou téléversant sa signature ; le PDF signé est enregistré au dossier.
- Les conventions se créent à partir de modèles dans le dossier du client ; les renseignements du dossier s’y fusionnent.
- Placez les champs de signature, d’initiales, de date, de nom, de texte et de confirmation, puis envoyez par courriel.
- Le client signe en tapant, dessinant ou téléversant sa signature — sans compte.
- Statuts : Draft → Sent → Viewed → Completed, et Expired pour les liens échus.
Avant de commencer
- Le client a un dossier. Les conventions se créent pour un dossier : inscrivez d’abord le prospect.
- Les honoraires sont fixés dans le dossier, pour être exacts partout où votre modèle les utilise.
- Vous avez un modèle. Sinon, voir modèles de conventions et champs de fusion.
Qui peut créer une convention ?
Les membres de l’équipe dont le rôle permet de travailler sur les conventions de ce dossier. Le Business Admin (administrateur de l’entreprise) le peut toujours ; pour les autres rôles, vérifiez Team → Roles & Permissions.
Comment la créer et l’envoyer ?
- Ouvrez le dossier depuis Enrollment.
- Démarrez une nouvelle convention et choisissez le modèle qui correspond au service, par exemple votre convention pour un permis d’études.
- Relisez le contenu fusionné. Les renseignements du dossier se remplissent automatiquement. Lisez toute la convention comme le client la verra.
- Placez les champs. Ajoutez des champs de signature, d’initiales, de date, de nom du signataire, de texte et de case de confirmation là où il le faut — par exemple une confirmation que le client a lu le barème d’honoraires.
- Envoyez pour signature. ImmiPractice envoie au client un lien de signature sécurisé par courriel. Le statut passe de Draft (brouillon) à Sent (envoyée).
Que fait le client ?
Le client ouvre le lien sur son téléphone ou son ordinateur — sans compte ni application —, lit la convention, remplit les champs et signe en tapant, en dessinant ou en téléversant une image de sa signature. Voir comment les clients signent.
Que se passe-t-il après l’envoi ?
- Quand le client ouvre le lien, le statut devient Viewed (consultée).
- Quand il signe, elle devient Completed (signée), le PDF signé est disponible au dossier et votre équipe reçoit une notification.
- S’il ne signe pas, les rappels automatiques — s’ils sont activés dans Agreement Automation — lui envoient un nouveau lien à l’intervalle choisi, jusqu’à votre maximum.
- Si le lien dépasse sa durée de validité sans signature, il est marqué Expired (expirée) ; renvoyez-le ou remplacez-le depuis le tableau de bord des conventions.
Chacun de ces événements est inscrit dans la piste d’audit de la convention.
Étapes suivantes
Suivez l’avancement dans statut et piste d’audit des conventions, et réglez les rappels dans rappels de signature automatiques. Pour le processus complet, lisez le guide du processus de convention de mandat.