Centre de sécurité et de confiance
Conçu pour la sécurité — avec les détails pour le prouver
Les dossiers d’immigration contiennent des passeports, des renseignements financiers et des historiques familiaux. Cette page explique comment ImmiPractice les héberge, les chiffre, les sauvegarde et les protège — et ce sur quoi nous travaillons encore.
ImmiPractice héberge toutes les données clients et les sauvegardes au Canada, chiffre les données des clients en transit et au repos, effectue des sauvegardes quotidiennes conservées 30 jours (RPO 24 heures, RTO 8 heures) et contrôle l’accès grâce à la connexion sans mot de passe, à sept rôles et au cloisonnement par succursale. Les clients sont avisés sans délai indu des incidents touchant leurs données. L’audit SOC 2 Type II est en cours ; aucune certification par un tiers n’est revendiquée tant qu’il n’est pas terminé.
Résidence des données au Canada
Toutes les données clients d’ImmiPractice sont hébergées au Canada — profils clients, dossiers, documents téléversés, conventions, signatures et sauvegardes. Les renseignements de vos clients ne quittent pas le pays pour être stockés.
Si vous choisissez de connecter WhatsApp ou les publicités à formulaire Meta (Lead Ads), les messages et les prospects transitent aussi par la plateforme de Meta, selon les conditions propres à Meta (voir les sous-traitants).
Chiffrement
Sauvegardes et reprise après sinistre
Les sauvegardes sont chiffrées et stockées au Canada. En cas de sinistre, nous rétablissons le service à partir de la sauvegarde la plus récente, avec l’objectif d’être de nouveau en ligne en 8 heures au plus, sans perdre plus de 24 heures de données. Il s’agit d’objectifs, et non de garanties ; après tout incident, nous communiquerons le déroulement réel aux clients touchés.
Contrôle d’accès dans le produit
Connexion sans mot de passe
Le personnel se connecte avec son courriel professionnel et un code à usage unique de 6 chiffres. Aucun mot de passe du personnel n’est stocké : il n’y en a donc aucun à réutiliser, à partager ou à divulguer. Les clients utilisent la même méthode par code à usage unique pour le menu des formulaires et le portail.
Accès selon les rôles
Sept rôles intégrés déterminent les modules et les dossiers que chaque personne peut ouvrir. Chaque vérification d’autorisation passe par une seule fonction centrale : une règle s’applique donc partout à la fois.
Cloisonnement par succursale
Les prospects, les dossiers et l’équipe de chaque succursale sont séparés. Seul l’administrateur de l’entreprise voit l’ensemble des succursales. Les réceptionnistes ne voient jamais les dossiers inscrits ; l’équipe de dépôt ne voit que les dossiers qui lui sont assignés.
Autorisations modifiables par l’administrateur seulement
Seul l’administrateur de l’entreprise peut modifier la grille des autorisations : personne ne peut donc s’accorder des accès supplémentaires.
Stockage privé des fichiers
Les documents et les preuves de paiement sont stockés dans un emplacement privé qui bloque l’accès Web direct, et ne sont servis que par des gestionnaires qui vérifient l’autorisation de la personne qui les consulte.
Piste d’audit des conventions
Chaque événement d’une convention — envoyée, consultée, rappelée, signée, expirée, remplacée — est consigné dans sa piste d’audit.
Désactivation instantanée
Désactivez un membre de l’équipe et son accès prend fin à sa requête suivante. Sans mot de passe à conserver, un employé qui part n’a plus aucun moyen de se connecter.
Messagerie fondée sur le consentement
Les diffusions WhatsApp ne sont envoyées qu’aux contacts ayant donné leur consentement ; les campagnes par courriel intègrent la gestion des désabonnements.
Accès des employés
- Le back-office interne d’ImmiPractice affiche les renseignements de compte, de forfait et de facturation de chaque entreprise. Il ne comprend aucun écran permettant de parcourir les dossiers de vos clients.
- Le back-office utilise une connexion distincte de celle de l’application client.
- L’accès aux systèmes de production est limité aux personnes qui exploitent le service.
Notre politique écrite d’accès interne est en cours de documentation dans le cadre de nos travaux SOC 2 et peut être consultée sur demande.
Réponse aux incidents
- Détecter et contenirEnquêter sur l’alerte ou le signalement, et mettre fin à toute exposition supplémentaire.
- ÉvaluerDéterminer quelles données et quels clients sont touchés, ainsi que le risque de préjudice.
- AviserInformer les clients touchés sans délai indu de ce qui s’est passé et des mesures que nous prenons.
- SoutenirVous fournir les faits nécessaires pour respecter vos propres obligations, y compris la déclaration des atteintes en vertu de la LPRPDE lorsqu’elle est requise.
- AnalyserCorriger la cause première et consigner les changements apportés.
Pour signaler un problème de sécurité, écrivez à sales@immipractice.com en indiquant « Sécurité » dans l’objet, ou appelez au +1 289-906-3018. Nous accueillons favorablement la divulgation responsable.
Conservation et suppression des données
- Vous contrôlez vos données. Votre entreprise décide quels renseignements clients sont stockés et pendant combien de temps.
- Suppression logique lorsque les dossiers comptent. Les prospects sont désactivés plutôt qu’effacés afin que l’historique ne soit pas perdu par accident, et les paiements ne peuvent plus être supprimés une fois une facture émise.
- Exportation ou suppression sur demande. Un administrateur de l’entreprise peut nous demander d’exporter ou de supprimer les données de l’entreprise en écrivant à sales@immipractice.com.
- Les sauvegardes expirent. Les données supprimées ne subsistent que dans des sauvegardes chiffrées, jusqu’à leur expiration après 30 jours.
Sous-traitants
Tiers susceptibles de traiter des données clients pour fournir ImmiPractice.
| Fournisseur | Objet | Emplacement | Utilisation |
|---|---|---|---|
| Fournisseur d’hébergement canadien | Hébergement de l’application, base de données, stockage des fichiers et sauvegardes | Canada | Toujours |
| Fournisseur d’envoi de courriels (SMTP) | Codes de connexion, notifications, factures et rappels | Voir le fournisseur | Toujours |
| Stripe | Facturation des abonnements ImmiPractice. Les données de carte sont traitées par Stripe et ne sont jamais stockées par ImmiPractice | Voir Stripe | Lorsque vous vous abonnez |
| Meta Platforms | Messages de l’API WhatsApp Cloud et publicités à formulaire (Lead Ads) Facebook/Instagram | Voir Meta | Seulement si vous connectez WhatsApp ou Lead Ads |
Les modules complémentaires d’IA peuvent faire appel à d’autres fournisseurs ; nous les indiquons aux clients qui activent ces modules. Nous tenons cette liste à jour.
Feuille de route sécurité
Nous préférons vous dire ce qui est en cours plutôt que d’exagérer où nous en sommes.
Un audit indépendant de nos contrôles de sécurité, de disponibilité et de confidentialité sur une période donnée. Nous publierons l’avancement ici, et le rapport sera mis à la disposition des clients sur demande une fois émis.
Des politiques écrites de sécurité et de confidentialité, mises en correspondance avec les critères SOC 2, à la disposition des clients lors du processus d’approvisionnement.
Vous comparez des fournisseurs ? Consultez notre liste de vérification de conformité IRCC et LPRPDE. Vous devez faire remplir un questionnaire de sécurité dans le cadre d’un approvisionnement ? Écrivez à sales@immipractice.com.
Bibliothèque sécurité
Chaque sujet ci-dessus, en profondeur.
Vue d’ensemble
Protection des données
Accès et comptes
Exploitation et intervention
Questions sur la sécurité
ImmiPractice est-il certifié SOC 2 ?
Pas encore. L’audit SOC 2 Type II est en cours. Tant que l’audit n’est pas terminé, nous ne revendiquons aucune certification par un tiers — cette page décrit les contrôles en place aujourd’hui.
Où nos données sont-elles stockées ?
Au Canada. Toutes les données clients d’ImmiPractice — dossiers clients, documents, conventions, signatures et sauvegardes — sont hébergées au Canada.
Les données des clients sont-elles chiffrées ?
Oui. Les données des clients sont chiffrées en transit avec TLS et chiffrées au repos.
À quelle fréquence les données sont-elles sauvegardées, et en combien de temps pouvez-vous les restaurer ?
Des sauvegardes quotidiennes conservées 30 jours. Notre objectif de point de reprise (RPO) est de 24 heures et notre objectif de délai de reprise (RTO) est de 8 heures.
Nous informerez-vous d’une atteinte à la protection des données ?
Oui. Si un incident touche vos données, nous vous en avisons sans délai indu et vous aidons à respecter vos propres obligations, y compris la déclaration des atteintes en vertu de la LPRPDE lorsqu’elle est requise.
Que se passe-t-il quand un membre de l’équipe quitte l’entreprise ?
Désactivez-le dans les paramètres de l’équipe. La connexion utilise des codes à usage unique envoyés à son courriel professionnel : il n’a donc aucun mot de passe qu’il pourrait continuer d’utiliser, et son accès prend fin à sa requête suivante.