Un Business Admin connecte la boîte courriel du cabinet dans ImmiPractice sous Marketing Automations → Email Setup en saisissant l’hôte SMTP, le port, le nom d’utilisateur et le mot de passe, puis en cliquant sur Send Test Email. La boîte n’est activée qu’une fois le test réussi. Dès lors, les courriels automatiques d’anniversaire et d’expiration de visa ainsi que les campagnes partent de votre adresse, par lots, avec gestion des désabonnements. Le mot de passe est stocké chiffré.
- Email Setup se trouve sous Marketing Automations et est réservé au Business Admin.
- Saisissez l’hôte SMTP, le port, le nom d’utilisateur et le mot de passe, puis Send Test Email.
- Rien n’est envoyé tant que le test n’a pas réussi.
- Les courriels partent de votre propre boîte, par lots, avec gestion des désabonnements.
ImmiPractice envoie deux types de courriels. Les courriels système, comme les codes de connexion, sont envoyés par ImmiPractice pour vous. Les courriels de marketing, c’est-à-dire les automatisations et les campagnes, partent de votre propre boîte courriel : les clients voient l’adresse de votre cabinet et leurs réponses vous reviennent. Email Setup (configuration du courriel) est l’endroit où vous connectez cette boîte.
Qui peut le faire ?
Seul le Business Admin (administrateur de l’entreprise). La section Marketing Automations est réservée à ce rôle.
Ce dont vous avez besoin
Les paramètres SMTP de la boîte courriel d’envoi, généralement offerts dans la page « connecter un appareil » ou « paramètres du client de messagerie » de votre fournisseur :
- l’hôte SMTP (nom du serveur) ;
- le port ;
- le nom d’utilisateur (habituellement l’adresse courriel complète) ;
- le mot de passe de cette boîte (ou un mot de passe d’application, si votre fournisseur en utilise).
Comment connecter ma boîte courriel ?
- Ouvrez Email Setup. Allez à Marketing Automations → Email Setup.
- Saisissez vos paramètres SMTP. Remplissez l’hôte, le port, le nom d’utilisateur et le mot de passe.
- Enregistrez. Le mot de passe est chiffré avant d’être stocké.
- Envoyez un test. Cliquez sur Send Test Email (envoyer un courriel test). La boîte n’est activée qu’une fois le test réussi.
- Activez ce dont vous avez besoin. Dans Email Automations, activez les courriels d’anniversaire (Birthday) et de rappel d’expiration de visa (Visa-Expiry Reminder) et fixez les jours de rappel, par exemple « 90, 30 ». Sous Email Marketing, vous pouvez créer et lancer des campagnes.
Comment les courriels sont-ils envoyés ?
- Depuis votre boîte vérifiée, jamais depuis une adresse partagée.
- Par lots limités plutôt que tous à la fois, pour protéger la réputation de votre boîte courriel.
- Les automatisations ont priorité sur les campagnes dans les envois de la journée.
- Les destinataires peuvent se désabonner, et les désabonnements sont gérés pour vous.
Et ensuite ?
Configurez vos automatisations et campagnes par courriel. Si des clients signalent des courriels manquants, consultez courriels classés comme indésirables.
Si le test échoue
| À vérifier | Pourquoi |
|---|---|
| Hôte et port | Une faute de frappe ou un mauvais port est la cause la plus fréquente. |
| Nom d’utilisateur | Beaucoup de fournisseurs exigent l’adresse courriel complète. |
| Mot de passe ou mot de passe d’application | Les fournisseurs dotés d’une sécurité de connexion accrue peuvent exiger un mot de passe propre à l’application. |