Chaque utilisateur d’ImmiPractice dispose d’un Calendar (calendrier) dans le menu latéral, avec des vues jour, semaine et liste. Un Business Admin fixe la durée par défaut des rendez-vous, la période pendant laquelle les clients peuvent réserver et le délai des rappels dans Calendar → Settings, puis les heures hebdomadaires et les congés de chacun dans Working Hours & Time Off. Des collègues peuvent être ajoutés à un rendez-vous, et la double réservation est empêchée pour la personne réservée.
- Le calendrier offre des vues jour, semaine et liste à chaque utilisateur.
- Calendar → Settings : durée des rendez-vous, fenêtre de réservation, délai des rappels, rôles réservables.
- Working Hours & Time Off se règle par membre de l’équipe.
- La double réservation est empêchée ; aucune synchronisation bidirectionnelle Google/Outlook.
Le calendrier regroupe les consultations, les révisions de documents et les rencontres de suivi, pour votre équipe comme pour les clients qui réservent eux-mêmes. Il se trouve dans le menu latéral juste après Communications, car la plupart des gens s’en servent toute la journée.
Qui peut utiliser le calendrier ?
- Tout le monde voit son propre calendrier ; aucune permission particulière n’est requise.
- Le Business Admin (administrateur de l’entreprise) configure Calendar Settings et les heures de travail.
- Voir le calendrier de toute la succursale, gérer les rendez-vous des autres et traiter les rendez-vous non assignés sont des permissions distinctes du calendrier. Le Business Admin peut les accorder aux rôles dans Roles & Permissions.
Comment configurer le calendrier de mon entreprise ?
- Ouvrez Calendar → Settings. Fixez la durée par défaut des rendez-vous, la période pendant laquelle les clients peuvent réserver à l’avance et le nombre d’heures avant le rendez-vous où le rappel au client est envoyé.
- Choisissez qui est réservable. Par défaut, personne ne peut être réservé par les clients. Rendez certains rôles réservables dans les réglages par rôle, ou activez l’option réservable pour des personnes précises.
- Fixez les heures de travail. Ouvrez Calendar → Working Hours & Time Off et définissez les heures hebdomadaires de chaque membre de l’équipe.
- Ajoutez les congés. Indiquez les vacances et les absences pour que les clients ne puissent pas réserver ces plages.
Comment consulter et gérer les rendez-vous ?
- Ouvrez Calendar. Passez des vues jour, semaine et liste. Utilisez votre propre calendrier ou celui de la succursale si votre rôle le permet.
- Créez un rendez-vous. Ajoutez un rendez-vous pour un membre de l’équipe à un moment libre. La planification tient compte des fuseaux horaires.
- Ajoutez des collègues. Dans la page du rendez-vous, ajoutez d’autres personnes sous Also Attending (participent aussi). Elles le voient dans leur propre calendrier et reçoivent une notification, mais la plage réservée appartient au membre principal.
- Reportez ou annulez. Ouvrez le rendez-vous pour le déplacer ou l’annuler.
Que se passe-t-il quand un client réserve ou reporte ?
Le rendez-vous apparaît dans le calendrier et les membres concernés de l’équipe reçoivent une notification sous la cloche. Le client reçoit une confirmation avec un lien « Add to Google Calendar » et un fichier .ics, puis un rappel par courriel avant le rendez-vous selon votre réglage. Voir la prise de rendez-vous par les clients.
Ce que le calendrier ne fait pas
| Question | Réponse |
|---|---|
| Synchronisation bidirectionnelle avec Google ou Outlook ? | Non incluse pour l’instant. Les confirmations utilisent des fichiers .ics et des liens Google Agenda. |
| Deux clients peuvent-ils réserver la même personne au même moment ? | Non. La double réservation est empêchée pour le membre de l’équipe réservé. |
| « Also Attending » bloque-t-il la plage d’un collègue ? | Non. Seul le temps du membre principal est réservé. |
À voir aussi : tâches et rappels et assigner plusieurs membres de l’équipe.