Pour convertir un prospect en client dans ImmiPractice, passez son statut à Enrolled (inscrit), directement dans la liste ou sur la page du prospect. Il quitte All Leads et apparaît dans Enrollment comme dossier avec son propre numéro, par exemple ENR-2026-00001, en conservant toutes ses notes. Depuis le dossier, vous fixez les honoraires, enregistrez les paiements, envoyez la convention de mandat et transmettez le dossier à l’équipe de dépôt.
- Passez le statut à Enrolled pour transformer un prospect en dossier numéroté.
- Le dossier conserve toutes les notes antérieures et apparaît dans Enrollment.
- La réception ne voit pas les dossiers inscrits.
- Ensuite : honoraires, convention, premier paiement et transmission au dépôt.
Qui peut inscrire un prospect ?
Toute personne qui peut modifier le statut du prospect — généralement le Business Admin (administrateur de l’entreprise), les Branch Managers et Managers, ainsi que le conseiller ou l’agent d’appels assigné. Après l’inscription, le dossier s’ouvre depuis Enrollment par le Business Admin, le Branch Manager, le Manager et l’Accounts Team (équipe comptable).
Comment convertir un prospect ?
- Confirmez que le client est prêt. Beaucoup de cabinets inscrivent dès que la convention est acceptée ; fixez une règle interne pour que tout le monde inscrive au même moment.
- Passez le statut à Enrolled, directement dans All Leads ou sur la page du prospect.
- Ouvrez le nouveau dossier depuis Enrollment. Il a son propre numéro et tout l’historique du prospect.
- Fixez les honoraires. Saisissez Total Payment et, s’il y a lieu, Tax %. Ajoutez les Payment Terms (imprimées sur chaque facture) et les Case Remarks.
- Envoyez la convention de mandat. Voir créer une convention de mandat.
- Enregistrez le premier paiement avec + Add Payment à sa réception, puis générez la facture.
- Transmettez à l’équipe de dépôt. Assignez un membre de la Filing Team et ajoutez un mémo sur ce qui compte.
Qu’est-ce qui change à l’inscription ?
| Avant (prospect) | Après (dossier) |
|---|---|
| Listé dans All Leads | Listé dans Enrollment avec un numéro de dossier |
| Visible par la réception de la succursale | Invisible pour la réception |
| File d’appels, statuts, priorité | Honoraires, paiements, factures, conventions, documents, état du dépôt, issue du visa |
| Fil d’activité | Le même fil, conservé intégralement |
Une personne, plusieurs services
Un client qui vise deux services a deux prospects, et chacun s’inscrit séparément dans son propre dossier. Par exemple, Maya peut s’inscrire pour un visa de visiteur ce printemps, tandis que sa demande de permis d’études reste un prospect jusqu’à sa décision.
Que se passe-t-il ensuite ?
L’équipe de dépôt travaille le dossier à partir des mémos, questionnaires et listes de documents, met à jour l’état du dépôt, coche les vérifications quotidiennes et inscrit l’issue du visa. Pour en savoir plus : le profil client, listes de documents et factures et paiements.