Pour ajouter un prospect dans ImmiPractice, ouvrez le formulaire New Lead, saisissez les coordonnées de la personne, choisissez le service et la source (réception, recommandation, etc.), fixez un statut et une priorité, assignez un responsable et, au besoin, des membres additionnels, puis enregistrez. Les prospects du menu de formulaires, de Meta Lead Ads et de WhatsApp arrivent automatiquement : la saisie manuelle sert surtout aux visites, appels et recommandations.
- Utilisez le formulaire New Lead pour les visites, appels et recommandations ; les autres sources arrivent automatiquement.
- Indiquez toujours le service et la source pour des rapports exacts.
- La succursale du prospect suit son responsable principal.
- Cherchez avant d’ajouter manuellement pour éviter les doublons.
Qui peut ajouter un prospect ?
Les rôles qui travaillent dans All Leads : Business Admin (administrateur de l’entreprise, toutes les succursales), Branch Manager (directeur de succursale) et Manager (gestionnaire), dans leur succursale, et Receptionist (réceptionniste), dans sa succursale. Les membres de la Calling Team (équipe d’appels) travaillent les prospects qui leur sont assignés. Votre Business Admin peut ajuster ces droits dans Roles & Permissions.
Comment ajouter un prospect manuellement ?
- Ouvrez le formulaire New Lead dans la section des prospects.
- Saisissez les coordonnées. Nom, cellulaire et courriel sont l’essentiel. Tapez le courriel avec soin : ImmiPractice reconnaît les clients par leur courriel.
- Choisissez le service demandé, par exemple « Permis d’études ».
- Choisissez la source. « Reception » pour une visite au comptoir, « Referral » pour une recommandation, etc. Des sources exactes rendent votre analytique fiable.
- Fixez le statut et la priorité. Un nouveau prospect commence généralement à New.
- Assignez-le. Choisissez le responsable principal dans Assigned To ; la succursale du prospect suit ce responsable. Ajoutez des Additional Team Members si des collègues doivent aussi le travailler.
- Enregistrez. Le prospect apparaît dans All Leads, les personnes assignées sont avisées et son fil d’activité démarre.
Quels prospects arrivent automatiquement ?
| Source | Comment il arrive |
|---|---|
| Form Menu | Le client vérifie son courriel et soumet un formulaire de service |
| Meta Ads | Publicités à formulaire Facebook et Instagram, en temps réel une fois votre Page connectée |
| Messages reçus sur votre numéro WhatsApp Business connecté | |
| Formulaire de site Web | Les anciens liens de formulaires directs redirigent désormais vers le parcours vérifié du menu de formulaires |
| Réception, saisie manuelle, recommandation, autre | Saisis par le personnel avec le formulaire New Lead |
Chaque nouveau prospect déclenche une notification (cloche) pour les personnes concernées : le Business Admin, les collègues de la succursale qui ont accès aux prospects et la personne assignée.
Et les doublons ?
Quand un client soumet de nouveau le menu de formulaires pour le même service, ImmiPractice met à jour le prospect existant et consigne le changement au lieu de créer un doublon. Les prospects Meta ne sont importés qu’une fois. Pour la saisie manuelle, cherchez d’abord avec la recherche globale avant d’ajouter une personne déjà inscrite.
Que se passe-t-il ensuite ?
- Faites avancer le prospect d’un statut à l’autre — voir pipeline et statuts des prospects.
- Envoyez-le dans la file d’appels si un membre de l’équipe d’appels doit faire le suivi.
- Quand la personne s’engage, convertissez le prospect en client.
Pour la vue d’ensemble, lisez comment gérer les prospects en immigration.