La réponse courte
Un bon processus d’accueil des clients en immigration repose sur un seul point d’entrée, des formulaires courts par service et un tri rapide. Dans ImmiPractice, publiez un lien Form Menu et un code QR qui présentent vos services ; le client vérifie son courriel avec un code à 6 chiffres et remplit le formulaire du service choisi. Chaque demande, y compris Meta Lead Ads, WhatsApp et les visites sans rendez-vous, arrive dans une seule liste de prospects avec une source et un responsable.
À retenir
- Utilisez un seul lien Form Menu et un seul code QR comme point d’entrée pour tous vos services.
- Chaque soumission est vérifiée par courriel avec un code à 6 chiffres avant d’entrer dans votre pipeline.
- Gardez les formulaires d’accueil courts ; recueillez les documents et les renseignements complets après l’inscription.
- Chaque prospect a besoin d’une source, d’un service, d’un responsable et d’une prochaine étape.
- Suivez le délai avant le premier contact et les prospects par rapport aux inscriptions, par source.
C’est à l’accueil qu’un cabinet paraît organisé ou non. Un bon processus répond à trois questions pour chaque demande : qui est cette personne, que veut-elle, et qui la rappelle, d’ici quand. Ce guide construit ce processus dans ImmiPractice avec l’exemple de Maya, une cliente potentielle pour un visa de visiteur qui vous a trouvé grâce à une publicité Instagram.
De quoi avez-vous besoin avant de commencer ?
- La liste de vos services, avec une description courte et simple pour chacun.
- Vos questions de qualification par service : les cinq à dix réponses dont vous avez besoin avant une consultation, pas la demande complète.
- Une règle d’attribution : qui reçoit les nouveaux prospects, par service ou par succursale.
- Facultatif : votre page Facebook pour les Lead Ads et un numéro WhatsApp Business Platform.
Le plan d’accueil en un coup d’œil
| Étape | Travail | Terminé lorsque |
|---|---|---|
| 1. Concevoir | Services et formulaires d’accueil courts | Chaque service a un formulaire actif |
| 2. Publier | Lien Form Menu, code QR, autres sources | Les demandes de tous les canaux arrivent dans All Leads |
| 3. Trier | Avertir, attribuer, appeler, fixer un rendez-vous, inscrire | Chaque nouveau prospect a un responsable et une prochaine étape |
Étape 1 : concevoir l’accueil
- Créez vos services. Ajoutez chaque service dans Services (par exemple « Visa de visiteur »). Les services étiquettent les prospects, alimentent le Form Menu et l’analytique par service.
- Créez un formulaire court par service. Dans l’outil de création de formulaires, ajoutez seulement les questions de qualification. Pour un visa de visiteur : pays de résidence (liste déroulante), but du voyage (boutons radio), date de voyage prévue (date), refus antérieurs (boutons radio) et autres précisions (paragraphe). Le nom, le cellulaire et le courriel sont toujours obligatoires.
- Ne recueillez que ce qu’il faut maintenant. Des champs de téléversement existent, mais demandez passeports et documents financiers après la convention, au moyen d’une liste de documents. Recueillir moins à l’accueil réduit les risques et les abandons de formulaire. Voir les bases de la LPRPDE.
Étape 2 : publier un seul point d’entrée
- Partagez le menu de formulaires (Form Menu). Chaque entreprise a un lien Form Menu et un code QR, activés par défaut. Choisissez une présentation en grille ou en liste, ajoutez un message d’accueil et placez le lien sur votre site Web, dans votre signature de courriel, sur vos profils sociaux et à la réception. Voir le Form Menu et le code QR.
- Comprenez le parcours du client. Maya choisit « Visa de visiteur », entre son courriel, reçoit un code à 6 chiffres et le confirme. Elle voit ensuite le formulaire du visa de visiteur. Rien n’est soumis sans vérification, ce qui écarte le pourriel et les courriels mal saisis. Sa vérification reste valide une heure dans ce navigateur : elle peut se renseigner sur un deuxième service sans nouveau code.
- Sachez comment les doublons sont traités. Si Maya soumet de nouveau pour le même service, son prospect existant est mis à jour et le changement est consigné, sans doublon. Si elle se renseigne sur un autre service, un profil distinct est créé, car une personne peut poursuivre plus d’un service.
- Branchez Meta Lead Ads. Liez votre page Facebook pour que les soumissions Lead Ads arrivent en temps réel, avec une synchronisation de sécurité toutes les 15 minutes qui ne crée jamais de doublons. Voir Meta Lead Ads.
- Intégrez WhatsApp et les visites sans rendez-vous. Connectez WhatsApp pour avoir une boîte de réception partagée, et demandez à la réception d’ajouter directement comme prospects les visites et les demandes téléphoniques, avec la bonne source. Voir ajouter un prospect.
Astuce : retirez vos anciens formulaires Web indépendants. Les anciens liens directs de formulaire fonctionnent toujours et redirigent vers le parcours vérifié du Form Menu : les dépliants imprimés restent valides.
Étape 3 : trier chaque demande
- Recevez la notification. Quand la demande de Maya arrive, les personnes concernées reçoivent une notification. Son prospect affiche la source, le service et ses réponses. Voir les notifications.
- Attribuez un responsable. Donnez au prospect un responsable principal et, au besoin, des membres d’équipe supplémentaires. La succursale du prospect suit son responsable principal. Les réceptionnistes ne voient que les prospects de leur succursale.
- Appelez par la file Calling. Envoyez le prospect dans Calling. Un membre de l’équipe d’appels le réclame, consigne le résultat et planifie un rappel si Maya ne répond pas. Mettez le statut à jour directement dans la liste, par exemple de New à Contacted.
- Fixez la consultation. Maya peut réserver elle-même un créneau libre à partir du lien Form Menu, selon les heures de travail et congés réels, et reçoit des rappels par courriel. Voir la prise de rendez-vous par les clients.
- Inscrivez ou fermez. Après la consultation, faites passer le prospect à Qualified, Enrolled ou Not Interested. Enrolled crée un dossier numéroté avec tout son historique, prêt pour le processus de convention de mandat.
Qui fait quoi pendant l’accueil ?
L’accueil déraille quand chacun pense que quelqu’un d’autre s’occupe de la nouvelle demande. Associez chaque étape à un rôle pour que les rôles par défaut travaillent pour vous :
| Rôle | Responsabilité à l’accueil | Ce qu’il voit |
|---|---|---|
| Receptionist (réceptionniste) | Saisit les visites et demandes téléphoniques comme prospects, avec la bonne source et le bon service | Les prospects de sa succursale seulement, jamais les dossiers inscrits |
| Calling Team (équipe d’appels) | Réclame les prospects, consigne les résultats, planifie les rappels | Seulement les prospects qui lui sont assignés |
| Manager ou Branch Manager (gestionnaire ou directeur de succursale) | Attribue les responsables, examine les prospects bloqués, mène les consultations | Tout ce qui concerne sa succursale |
| Business Admin (administrateur de l’entreprise) | Gère les services, les formulaires et le Form Menu ; déplace des prospects entre succursales | Toutes les succursales |
Dans un petit cabinet, une même personne peut occuper plusieurs de ces fonctions. L’important est que chaque étape ait un responsable nommé. Voir les rôles et permissions.
Liste de vérification de l’accueil
| Vérification | Étape |
|---|---|
| Chaque service actif avec un formulaire court | 1 |
| Le formulaire ne pose que des questions de qualification | 1 |
| Lien Form Menu sur le site Web, la signature de courriel, à la réception | 2 |
| Meta Lead Ads et WhatsApp connectés (si utilisés) | 2 |
| La réception saisit les visites comme prospects | 2 |
| Règle d’attribution convenue et appliquée | 3 |
| Rappel ou rendez-vous fixé pour chaque prospect contacté | 3 |
Erreurs fréquentes à éviter
- Des formulaires d’accueil trop longs. Un questionnaire complet dès le premier contact fait fuir de bons clients potentiels. Gardez les questionnaires pour après l’inscription.
- Trop de liens différents. Un seul lien Form Menu est plus facile à partager, à imprimer et à tenir à jour.
- Des prospects sans responsable. Un prospect sans responsable est un prospect que personne n’appelle.
- Les visites notées dans un cahier. Si la réception ne les saisit pas, l’analytique par source sera fausse.
- Négliger le statut Junk. Marquez le pourriel et les faux numéros comme Junk (indésirable) pour que vos chiffres restent fiables.
Quel résultat devriez-vous viser ?
- Sources à 100 % : chaque prospect dans All Leads a une source et un service.
- Délai avant le premier contact : le temps entre l’arrivée et le premier appel consigné. Fixez une cible, comme le jour ouvrable même.
- Conversion par source : Office Analytics montre les prospects par rapport aux inscriptions par source, pour savoir si Instagram, les recommandations ou les visites produisent des clients.
Pour des conseils indépendants du logiciel, lisez comment gérer les prospects en immigration. Voir l’accueil des clients sur immipractice.com.
Information générale — pas un avis juridique. Confirmez les exigences en vigueur auprès des sources officielles et de votre organisme de réglementation.