Les clients réservent leurs rendez-vous ImmiPractice à partir du lien de votre menu de formulaires (Form Menu). Dès qu’ils ont un dossier de prospect pour un service, une bannière « Book or manage an appointment » apparaît. Ils vérifient leur courriel avec un code à 6 chiffres, choisissent une plage libre selon les heures de travail réelles et les congés, et peuvent ensuite reporter ou annuler. Ils reçoivent une confirmation avec un fichier .ics et un lien Google Agenda, puis un rappel par courriel.
- La réservation se fait à partir du lien de votre menu de formulaires existant.
- Les clients se vérifient avec un code à 6 chiffres reçu par courriel ; aucun mot de passe.
- La bannière de réservation apparaît quand le client a un dossier de prospect pour ce service.
- Les confirmations incluent un fichier .ics et un lien Google Agenda ; les rappels sont envoyés par courriel.
La réservation en ligne met fin aux échanges sans fin pour fixer une consultation. Les clients choisissent une plage réellement libre, et votre équipe la voit aussitôt dans le calendrier.
Qui configure la réservation ?
Un Business Admin (administrateur de l’entreprise), dans Calendar Settings et Working Hours & Time Off. Il n’y a pas de page de réservation distincte à publier : la réservation se fait par le lien du menu de formulaires que vous partagez déjà.
Comment activer la réservation par les clients ?
- Réglez les bases. Dans Calendar → Settings, fixez la durée par défaut des rendez-vous, la période de réservation à l’avance et le délai des rappels.
- Rendez des personnes réservables. Personne n’est réservable par défaut. Rendez des rôles réservables dans les réglages par rôle, ou activez l’option pour des membres précis.
- Définissez les disponibilités. Dans Calendar → Working Hours & Time Off, fixez les heures hebdomadaires de chaque personne réservable et ajoutez ses congés.
- Partagez votre lien. Continuez d’utiliser le lien ou le code QR de votre menu de formulaires (Form Menu). La réservation y apparaît automatiquement.
Comment un client réserve-t-il ?
- Il ouvre votre lien. Le client ouvre le lien de votre menu de formulaires ou balaie le code QR.
- Il vérifie son courriel. Il saisit son adresse courriel et le code à 6 chiffres qu’il y reçoit.
- Il repère la bannière. S’il a déjà un dossier de prospect pour ce service, une bannière « Book or manage an appointment » (réserver ou gérer un rendez-vous) apparaît.
- Il choisit une plage. Il sélectionne un moment libre, établi selon les heures de travail réelles et les congés.
- Il reçoit une confirmation. Il reçoit une confirmation contenant un lien « Add to Google Calendar » et un fichier .ics compatible avec n’importe quelle application de calendrier.
Les clients peuvent-ils reporter ou annuler ?
Oui. Par le même lien, après vérification de leur courriel, ils peuvent reporter à une autre plage libre ou annuler. Votre équipe est avisée lorsqu’un rendez-vous est réservé ou reporté.
Que se passe-t-il après une réservation ?
- Le rendez-vous apparaît dans le calendrier du membre de l’équipe.
- Les membres concernés de l’équipe reçoivent une notification sous la cloche.
- Le client reçoit un rappel par courriel avant le rendez-vous, selon le délai que vous avez fixé.
- Le membre réservé ne peut pas être réservé deux fois pour la même plage.
Exemple
Maya a soumis une demande de renseignements pour un visa de visiteur par votre menu de formulaires la semaine dernière. Aujourd’hui, elle ouvre le même lien, vérifie son courriel, voit la bannière de réservation et choisit jeudi à 14 h avec votre consultant. Elle ajoute le rendez-vous au calendrier de son téléphone à partir du courriel de confirmation et reçoit un rappel avant la rencontre.
À voir aussi : calendrier et rendez-vous et la présentation du portail client.