La réponse courte
Un processus fiable de convention de mandat compte trois étapes. D’abord, transformez votre convention en modèle versionné avec champs de fusion et réglez les rappels une fois pour toutes. Ensuite, pour chaque client, inscrivez le prospect pour créer le dossier, fixez les honoraires, générez la convention et envoyez le lien de signature. Enfin, laissez les rappels relancer, suivez le statut et le journal d’audit, et conservez le PDF signé au dossier avant de commencer le travail.
À retenir
- Préparez les modèles et les règles de rappel une fois ; émettez et concluez les conventions client par client.
- Les conventions sont générées à partir de modèles versionnés, avec des champs de fusion remplis à partir du dossier.
- Les clients signent en tapant, en dessinant ou en téléversant une signature, sans compte.
- Les rappels, l’expiration et chaque événement de signature sont inscrits au journal d’audit de la convention.
- Mesurez le nombre de jours entre Sent et Completed et le nombre de conventions non signées après sept jours.
La convention de mandat est le premier document officiel de presque chaque dossier d’immigration, et l’endroit où bien des cabinets perdent des jours. On la copie d’un vieux fichier Word, on l’envoie en pièce jointe, le client l’imprime, la signe, la numérise, et elle est classée quelque part. Puis quelqu’un doit penser à relancer. Ce guide remplace ce cycle par un processus reproductible dans ImmiPractice, du modèle au PDF signé.
Exemple suivi : Maya, une cliente pour un visa de visiteur, qui a eu sa consultation et a décidé d’aller de l’avant.
Remarque : les organismes de réglementation encadrent les conventions avec les clients. Au Canada, le Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (CCIC) exige que ses titulaires de permis utilisent une convention écrite avec le client, et les barreaux fixent les règles pour les avocats. Vérifiez les exigences actuelles de votre ordre, y compris pour la signature électronique. Il s’agit de renseignements généraux, et non d’un avis juridique.
De quoi avez-vous besoin avant de commencer ?
- Un texte de convention fiable. Celui que votre cabinet utilise déjà, revu en fonction des exigences de votre ordre.
- Votre grille d’honoraires par service, y compris si vous facturez des taxes et comment vous acceptez les versements.
- Les bons accès. Les paramètres d’Agreement Automation sont gérés par le Business Admin (administrateur de l’entreprise) ou le Branch Manager (directeur de succursale).
- La bonne adresse courriel du client. Le lien de signature est envoyé par courriel.
Le processus en un coup d’œil
| Étape | Quand | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| 1. Préparer | Une fois, puis à l’occasion | Modèles, champs de signature et règles de rappel |
| 2. Émettre | Pour chaque client, le jour même de sa décision | Inscrire, fixer les honoraires, générer et envoyer |
| 3. Conclure | Jusqu’à la signature | Rappels, statut, journal d’audit, PDF signé, transfert |
Étape 1 : préparer les modèles et les règles (une fois)
- Transformez votre convention en modèle. Collez votre texte dans un nouveau modèle de convention et remplacez les détails propres au client par des champs de fusion, remplis à partir du dossier. Les modèles sont versionnés, peuvent être prévisualisés et dupliqués : vous pouvez donc en garder un par service lorsque l’étendue du mandat diffère. Le forfait Standard comprend un nombre illimité de modèles. Voir les modèles de convention et champs de fusion.
- Choisissez les champs que le client remplit. Vous pouvez placer des champs de signature, d’initiales, de date, de nom du signataire, de texte et des cases d’accusé de réception. Ces cases servent aux points que vous voulez faire accepter explicitement, par exemple le fait qu’aucun résultat ne peut être garanti.
- Réglez les rappels. Dans Agreement Automation, choisissez si les rappels sont activés, le nombre de jours entre deux rappels, le nombre maximal de rappels par convention et le nombre de jours de validité d’un lien de signature. Par exemple, un rappel tous les trois jours, trois fois au maximum, avec un lien valide 14 jours. Choisissez ce qui convient à vos clients. Voir les rappels de signature automatiques.
Étape 2 : émettre la convention (pour chaque client)
- Inscrivez le client. Quand Maya décide d’aller de l’avant, faites passer son prospect au statut Enrolled (inscrit). ImmiPractice transforme le prospect en dossier numéroté (par exemple ENR-2026-00001) et conserve chaque note et changement de statut antérieurs. Voir convertir un prospect en client.
- Fixez les honoraires au dossier. Entrez le Total Payment (montant total avant taxes) et, s’il y a lieu, le Tax % (taux de taxe). Le montant des taxes et le total dû se calculent pendant la saisie. Ajoutez les Payment Terms (modalités de paiement), qui figurent aussi sur chaque facture du dossier.
- Générez la convention à partir du bon modèle. Choisissez le modèle du service de Maya, laissez les détails du dossier s’insérer et prévisualisez le résultat. Relisez la version fusionnée une fois : un mauvais nom ou service se corrige plus facilement maintenant qu’après la signature. Voir créer une convention de mandat.
- Placez les champs et envoyez le lien de signature. Ajoutez les champs de signature et d’accusé de réception, puis envoyez le lien par courriel. Le statut passe de Draft (brouillon) à Sent (envoyée). Voir envoyer pour signature.
Astuce : envoyez la convention pendant que le client est encore en consultation ou au téléphone. Les clients qui signent tout de suite ont rarement besoin d’un rappel.
Étape 3 : boucler la boucle
- Le client signe sur n’importe quel appareil. Maya ouvre le lien sur son téléphone et signe en tapant son nom, en dessinant sa signature ou en téléversant une image. Aucun compte ni application n’est nécessaire. Le statut passe à Viewed (consultée), puis à Completed (signée), et votre équipe reçoit une notification lorsqu’elle signe. Voir comment les clients signent.
- Laissez les rappels relancer. Si elle n’a pas signé, des rappels partent avec un nouveau lien selon l’intervalle choisi, jusqu’au maximum fixé. Les liens échus sont marqués Expired (expirés) dans le tableau de bord des conventions, d’où vous pouvez les renvoyer ou les remplacer.
- Changez les conditions par une nouvelle version, pas par une modification. Si l’étendue du mandat ou les honoraires changent, émettez une nouvelle version ou remplacez l’ancienne convention. Les conventions existantes conservent la version du modèle à partir de laquelle elles ont été créées : vous savez toujours quel texte le client a signé.
- Consultez le journal d’audit. Chaque consultation, rappel, signature, expiration et remplacement est inscrit au journal d’audit de la convention. Voir le statut et le journal d’audit des conventions.
- Conservez le PDF signé et passez à la suite. La convention signée est disponible en PDF dans le dossier. Enregistrez le premier paiement et sa facture (voir factures et paiements), puis lancez la collecte des documents.
Liste de vérification de la convention de mandat
| Vérification | Étape | Responsable habituel |
|---|---|---|
| Un modèle par service, texte revu | 1 | Business Admin ou professionnel titulaire de permis |
| Rappels activés, intervalle, maximum et validité du lien réglés | 1 | Business Admin ou Branch Manager |
| Prospect passé à Enrolled, numéro de dossier créé | 2 | Conseiller |
| Total Payment, Tax % et Payment Terms saisis | 2 | Conseiller ou Accounts Team (équipe comptable) |
| Convention fusionnée prévisualisée avant l’envoi | 2 | Conseiller |
| Statut Completed, PDF signé au dossier | 3 | Conseiller |
| Liens expirés renvoyés ou remplacés | 3 | Branch Manager |
Erreurs fréquentes à éviter
- Modifier le texte pour chaque client. Si plusieurs clients ont besoin du même changement, mettez le modèle à jour. Les modèles étant versionnés, les conventions déjà envoyées ne sont pas touchées.
- Envoyer avant d’avoir fixé les honoraires. Saisissez d’abord les honoraires et les modalités au dossier, pour que la convention et les factures concordent.
- Trop de rappels. Un maximum et un intervalle raisonnable gardent les rappels utiles plutôt qu’agaçants.
- Commencer le travail avant le statut Completed. Faites de « Completed » le déclencheur de la collecte des documents, pas un oui verbal.
- Ignorer les liens expirés. Passez en revue le tableau de bord des conventions chaque semaine et renvoyez ou remplacez tout ce qui est Expired.
Quel résultat devriez-vous viser ?
- Délai de signature : le nombre de jours entre Sent et Completed. Suivez-le chaque mois.
- Conventions en attente : les conventions au statut Sent ou Viewed depuis plus de sept jours devraient être rares, et chacune devrait avoir des rappels inscrits à son journal d’audit.
- Aucune version mystère : pour chaque dossier actif, n’importe quel membre de l’équipe peut ouvrir le PDF signé et voir quelle version a été signée.
Étape suivante : le processus de collecte des documents clients. Pour les principes valables quel que soit votre logiciel, lisez comment gérer les conventions de mandat.
Information générale — pas un avis juridique. Confirmez les exigences en vigueur auprès des sources officielles et de votre organisme de réglementation.