Chaque prospect ImmiPractice a l’un des sept statuts suivants : New, Contacted, Follow-up, Qualified, Enrolled, Not Interested ou Junk. Vous pouvez changer le statut directement dans la liste des prospects ou sur la page du prospect, et chaque changement est consigné dans le fil d’activité. Le statut Enrolled (inscrit) convertit le prospect en dossier numéroté. Les prospects ont aussi une priorité, un responsable et une source.
- Sept statuts : New, Contacted, Follow-up, Qualified, Enrolled, Not Interested, Junk.
- Changez le statut directement dans la liste ; chaque changement s’inscrit au fil d’activité.
- Enrolled convertit le prospect en dossier numéroté.
- Désactivez au lieu de supprimer pour garder l’historique et les décomptes par source.
Que signifie chaque statut ?
| Statut | À utiliser quand |
|---|---|
| New (nouveau) | La demande est arrivée et personne n’a encore parlé à la personne |
| Contacted (contacté) | Vous l’avez jointe au moins une fois |
| Follow-up (suivi) | Une prochaine conversation est prévue — rappel, détail manquant, décision |
| Qualified (qualifié) | La personne est admissible et réellement intéressée ; souvent prête pour une consultation ou une convention |
| Enrolled (inscrit) | Elle s’est engagée — le prospect devient un dossier et quitte All Leads |
| Not Interested (pas intéressé) | Elle a décidé de ne pas aller de l’avant |
| Junk (indésirable) | Pourriel, mauvais numéro ou test |
Les définitions ci-dessus sont une convention suggérée. Entendez-vous en équipe pour que les rapports veuillent dire la même chose pour tout le monde.
Comment mettre à jour un statut ?
- Ouvrez All Leads. Filtrez par statut, source, service, succursale ou responsable pour obtenir votre liste de travail.
- Changez le statut directement dans la liste, ou ouvrez le prospect et changez-le sur sa page.
- Ajoutez une note qui explique le changement — par exemple « Appelé, veut présenter sa demande après les résultats de l’IELTS ».
- Ajustez la priorité ou le responsable au besoin.
Qui peut le faire : toute personne qui voit le prospect — Business Admin (administrateur de l’entreprise), Branch Manager, Manager et Receptionist dans leur succursale, ainsi que les membres de l’équipe d’appels et les membres additionnels assignés.
Comment s’intègre la file d’appels ?
Envoyez un prospect dans la file d’appels (Calling) quand un membre de l’équipe d’appels doit le travailler. Il prend en charge le prospect, consigne le résultat et planifie un rappel ; les appels planifiés remontent en haut de sa liste. Les membres de la Calling Team ne voient que ce qui leur est assigné.
Et les prospects qui n’aboutissent pas ?
Utilisez Not Interested ou Junk plutôt que de supprimer. Pour masquer complètement un prospect, désactivez-le : son historique est conservé et vous pourrez le réactiver plus tard. Vos rapports par source continuent ainsi de compter la demande.
Comment les statuts alimentent-ils les rapports ?
L’analytique du bureau compare les prospects aux inscriptions sur 12 mois, par succursale et par source, et affiche le rendement de chaque membre de l’équipe. Des statuts propres rendent ces chiffres utiles. Chaque membre additionnel d’un prospect reçoit le plein crédit dans son nombre de prospects assignés.
Que se passe-t-il ensuite ?
Quand un prospect est prêt à signer, convertissez-le en client. Pour que les suivis ne glissent pas, voir suivis automatiques et le guide d’automatisation des suivis.