Dans ImmiPractice, chaque client commence comme prospect. Pour en ajouter un, partagez le lien de votre menu de formulaires afin que le client soumette un formulaire avec courriel vérifié, ou saisissez-le vous-même avec le formulaire New Lead ; les demandes Meta Lead Ads et WhatsApp arrivent automatiquement. Quand la personne s’engage, passez le statut du prospect à Enrolled (inscrit) : elle devient cliente, avec un dossier numéroté.
- Chaque client commence comme prospect ; le statut Enrolled le transforme en dossier numéroté.
- Le menu de formulaires permet aux clients de s’ajouter eux-mêmes avec un courriel vérifié.
- Le personnel peut saisir des clients avec le formulaire New Lead, en choisissant une source et un responsable.
- Les clients sont reconnus par leur courriel ; chaque service est un prospect et un dossier distincts.
Comment ImmiPractice organise-t-il les clients ?
ImmiPractice distingue la personne du mandat. Une personne est reconnue par son courriel vérifié. Chaque service qu’elle demande — un visa de visiteur maintenant, un permis d’études l’an prochain — est un prospect distinct et, une fois qu’elle s’engage, un dossier distinct. Les honoraires, documents et conventions de chaque mandat restent séparés, tandis que la personne demeure reconnaissable.
Option 1 : le client s’ajoute lui-même (recommandé)
- Envoyez le lien ou le code QR de votre menu de formulaires. Vous le trouverez sous Form Menu.
- Le client choisit un service et vérifie son courriel avec un code à 6 chiffres.
- Il remplit le formulaire de ce service, y compris les éventuels téléversements de fichiers.
- La soumission apparaît dans All Leads avec la source « Form Menu », et les bonnes personnes reçoivent une notification.
Comme le courriel est vérifié, les fautes de frappe et les faux contacts restent dehors. Si la personne soumet de nouveau pour le même service, le prospect existant est mis à jour et le changement consigné, sans créer de doublon.
Option 2 : ajouter le client vous-même
- Ouvrez le formulaire New Lead (nouveau prospect) dans la section des prospects.
- Saisissez les renseignements de la personne et choisissez le service. Inscrivez le courriel avec soin : c’est par lui qu’ImmiPractice reconnaît les clients.
- Indiquez la source (par exemple réception, recommandation ou saisie manuelle) pour que vos rapports par source restent fiables.
- Choisissez la personne assignée et, au besoin, des membres additionnels.
- Enregistrez. Le prospect est créé dans la succursale de la personne assignée, avec son fil d’activité.
Qui peut le faire : les rôles qui ont accès à All Leads — Business Admin (administrateur de l’entreprise), Branch Manager, Manager et Receptionist, dans leur propre succursale. Voir ajouter un prospect pour les détails.
Option 3 : les demandes qui arrivent toutes seules
Les soumissions des publicités à formulaire Facebook et Instagram arrivent avec la source « Meta Ads » une fois votre Page connectée (intégration Meta Lead Ads), et les demandes WhatsApp arrivent dans votre boîte partagée quand WhatsApp est connecté.
Quand un prospect devient-il client ?
Quand vous passez son statut à Enrolled. Il quitte All Leads et apparaît dans Enrollment (inscriptions) comme dossier avec son propre numéro, par exemple ENR-2026-00001, avec toutes ses notes antérieures. Voir convertir un prospect en client.
Que se passe-t-il ensuite ?
Ouvrez le dossier pour fixer les honoraires et envoyer une convention — voir le profil client et créer une convention de mandat.