Dans ImmiPractice, le profil d’un client se trouve sur la page de son dossier. On y trouve ses renseignements et le service, le numéro de dossier, les honoraires avec taxes et modalités de paiement, les paiements et factures, les conventions, les documents, les questionnaires, les notes internes, les responsables principal et additionnels, l’état du dépôt et l’issue du visa — ainsi que l’historique de tout ce qui s’est passé.
- La page du dossier est le profil client : renseignements, honoraires, paiements, conventions, documents et notes.
- La réception ne voit jamais les dossiers inscrits ; l’équipe de dépôt ne voit que ses dossiers assignés.
- Un paiement facturé ne peut plus être supprimé.
- Les clients ne voient jamais les notes internes ni les mémos.
Qui peut ouvrir le dossier d’un client ?
| Rôle | Accès aux dossiers |
|---|---|
| Business Admin (administrateur de l’entreprise) | Tous les dossiers de toutes les succursales |
| Branch Manager, Manager | Les dossiers de leur succursale |
| Accounts Team (équipe comptable) | Tous les dossiers de sa succursale (Accounts et Enrollment) |
| Filing Team (équipe de dépôt) | Seulement les dossiers qui lui sont assignés |
| Calling Team (équipe d’appels) | Seulement les prospects et dossiers qui lui sont assignés |
| Receptionist (réceptionniste) | Aucun accès aux dossiers inscrits |
Votre Business Admin peut ajuster ces valeurs par défaut, par rôle, dans Roles & Permissions.
Que contient la page du dossier ?
- Les renseignements du client et du service, repris du prospect, et le numéro de dossier (par exemple ENR-2026-00001).
- Les honoraires. Total Payment avant taxes, un Tax % facultatif, le total dû calculé, les Payment Terms (modalités de paiement, aussi imprimées sur les factures) et les Case Remarks (remarques).
- Paiements et factures. Chaque versement avec date, mode, référence et preuve facultative, ainsi que les montants reçus et en attente et un état Paid/Partial/Unpaid (payé, partiel, impayé).
- Les conventions, avec leur statut et le PDF signé une fois exécutées.
- Les documents issus des listes, des téléversements du client et des fichiers enregistrés depuis WhatsApp.
- Les questionnaires envoyés au client par le portail.
- Les notes internes et mémos — jamais visibles par le client.
- Assigned To (responsable) et Additional Team Members (membres additionnels).
- L’état du dépôt, la vérification quotidienne et l’issue du visa (accepté, refusé ou en attente).
Comment mettre à jour le profil ?
- Ouvrez le dossier depuis Enrollment (ou depuis votre liste Filing si vous êtes dans l’équipe de dépôt).
- Fixez les honoraires. Saisissez Total Payment et Tax % : la taxe et le total dû se calculent pendant la saisie.
- Enregistrez les paiements avec + Add Payment à chaque versement, puis générez la facture.
- Ajoutez un mémo pour la personne qui préparera le dossier, puis transmettez celui-ci à l’équipe de dépôt.
- Ajustez les responsables dans la case des membres additionnels et enregistrez.
Que voit le client ?
Par le portail à courriel vérifié, le client voit sa liste de documents, ses questionnaires et la réservation de rendez-vous. Il ne voit jamais les notes internes, les mémos ni l’activité du personnel. Une chronologie de l’état du dossier destinée aux clients est prévue, mais pas encore offerte.
Que se passe-t-il ensuite ?
Consultez l’historique complet dans historique du client et du dossier, demandez des documents avec les listes de documents et facturez avec factures et paiements.