Pour le transfert du dossier client par le CRIC, le paragraphe 36(3) du Code du CCIC exige de remettre tous les documents liés au dossier du client au nouveau représentant dans les 10 jours ouvrables suivant la demande du client, même si des paiements sont en souffrance. Si c’est impossible pour des raisons indépendantes de votre volonté, avisez le client et le nouveau représentant, et remettez le dossier dans les 30 jours. Dans les 30 jours suivant la fin du contrat, vous devez aussi rendre les documents, rendre compte des fonds, émettre une facture finale et rembourser l’excédent détenu en fiducie.
- À la demande du client, remettez tous les documents liés au dossier au nouveau représentant dans les 10 jours ouvrables.
- Les paiements en souffrance ne retardent pas le transfert; vous pouvez quand même émettre une facture finale.
- Si la remise est impossible pour des raisons indépendantes de votre volonté, avisez les deux parties et remettez le dossier dans les 30 jours.
- Dans les 30 jours suivant la fin du contrat, rendez les documents, rendez compte des fonds, facturez et remboursez l’excédent en fiducie.
- Avisez IRCC et tout autre ministère que vous ne représentez plus le client, selon sa procédure.
Les clients changent de représentant. Quand cela arrive, le Code impose des délais stricts au titulaire de permis sortant, et les honoraires impayés n’y changent rien. Ce guide présente ce que les règles exigent quand un contrat de service prend fin avant terme, quand vous pouvez y mettre fin vous-même, et une liste de clôture que votre équipe peut suivre pour chaque dossier, transféré ou simplement terminé.
Source, consultée le 5 novembre 2026 : le Code de déontologie du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (DORS/2022-128), à jour au 19 octobre 2026, articles 34 à 37. La liste de clôture à la fin est notre routine pratique, pas un modèle du Collège. Les avocats suivent plutôt les règles de leur barreau.
Que prévoit le Code du CCIC lors du transfert d’un dossier client ?
| Quand | Ce que vous devez faire | Code |
|---|---|---|
| Le client demande que son dossier soit transféré à un autre représentant | Remettre à ce représentant tous les documents liés au dossier dans les 10 jours ouvrables suivant la demande, même si des paiements sont en souffrance | par. 36(3) |
| La remise en 10 jours ouvrables est impossible pour des raisons indépendantes de votre volonté | Aviser le client et l’autre représentant du retard, et remettre les documents dans les 30 jours suivant la demande | par. 36(4) |
| Le contrat est résilié avant terme | Fournir au client tous les renseignements en votre possession qui peuvent être nécessaires relativement au dossier | al. 36(2)a) |
| Il y a un représentant successeur | Collaborer avec lui pour réduire les frais et éviter de nuire au client | al. 36(2)b) |
| Vous êtes inscrit comme représentant auprès d’un ministère ou organisme fédéral ou provincial | Aviser que vous ne représentez plus le client, selon la procédure de ce ministère, ou par écrit dans les 10 jours s’il n’en a pas | al. 36(2)c) |
| Dans les 30 jours suivant la fin ou la résiliation | Rendre les documents et biens du client, rendre compte de tous les fonds reçus, émettre une facture finale et rembourser les fonds en fiducie qui dépassent le montant facturé | par. 36(1) |
Deux délais courent en même temps : 10 jours ouvrables pour le transfert au nouveau représentant et 30 jours civils pour la clôture du mandat. Inscrivez les deux dates au dossier dès la réception de la demande.
Pouvez-vous garder le dossier jusqu’au paiement ?
Non. Le paragraphe 36(3) exige la remise des documents au nouveau représentant même si des paiements sont en souffrance. Vous pouvez quand même émettre une facture finale pour les services rendus et les débours engagés (al. 36(1)c)) et la recouvrer selon votre processus habituel, mais le transfert ne peut pas attendre le paiement. Les différends d’honoraires deviennent souvent des plaintes : traitez-les selon votre procédure écrite. Voir la procédure de traitement des plaintes du CRIC.
Les sommes détenues en fiducie suivent les règles du compte client : rendez-en compte et remboursez l’excédent dans les 30 jours. Voir les règles du compte client des CRIC.
Quand un CRIC peut-il mettre fin à un contrat de service ?
Parfois, le transfert commence par vous. Le Code distingue les cas où vous pouvez résilier un contrat de ceux où vous devez le faire.
- Vous pouvez résilier (art. 34) seulement avec un préavis raisonnable au client, pour un motif valable, et seulement si cela ne causera pas de préjudice grave au client. Le Code donne comme exemples un client qui vous a trompé, n’a pas donné d’instructions adéquates, n’a pas suivi vos conseils sur un point important ou n’a pas payé les honoraires ou débours convenus.
- Vous devez résilier (par. 35(1)) si le client ne veut plus de vos services; si le client, malgré vos conseils, vous demande d’agir de façon malhonnête, frauduleuse ou illégale ou sous les normes du Code; si la poursuite vous placerait en conflit d’intérêts sans le consentement du client selon l’article 15 (voir conflit d’intérêts du CRIC); ou si vous n’avez pas la compétence pour continuer et n’obtenez pas d’aide selon l’alinéa 20(1)b).
- Recommandation (par. 35(3)). Si vous résiliez pour conflit d’intérêts ou manque de compétence, vous devez, si possible, recommander au client un autre représentant autorisé compétent pour fournir les services.
Quel que soit le motif, l’article 36 s’applique ensuite. Consignez l’avis, le motif et la date au dossier.
Comment aviser IRCC que vous ne représentez plus le client ?
L’alinéa 36(2)c) exige un avis à chaque ministère ou organisme où vous êtes inscrit comme représentant du client, selon sa propre procédure. Pour IRCC, cette procédure passe par le formulaire IMM 5476 : recours à un représentant. Si la demande se trouve dans votre compte, lisez comment la représentation change dans le portail des représentants rémunérés d’IRCC avant que le nouveau représentant tente de la lier. Si vous êtes inscrit auprès d’un programme des candidats d’une province ou d’un autre organisme, vérifiez aussi sa procédure; s’il n’y en a pas, le Code exige un avis écrit dans les 10 jours.
Liste de vérification du transfert pour votre équipe
- Consigner la demande. Notez la date et le moyen de réception, le nom et les coordonnées du nouveau représentant, et les deux échéances : 10 jours ouvrables pour la remise, 30 jours pour la clôture.
- Confirmer l’instruction du client. Obtenez la demande par écrit du client, pas seulement du nouveau représentant.
- Vérifier les échéances ouvertes. Dressez la liste des échéances d’IRCC ou autres des 30 prochains jours et informez par écrit le client et le successeur, pour que rien ne se perde entre les bureaux (al. 36(2)b)).
- Rassembler le dossier. Tous les documents liés au dossier, y compris les formulaires, les dépôts, la correspondance et ce qui a été reçu par courriel ou messagerie.
- Remettre et consigner. Envoyez par un canal sécurisé, gardez une preuve de remise et notez la date. Si vous manquerez le délai de 10 jours ouvrables pour des raisons indépendantes de votre volonté, avisez les deux parties avant l’échéance.
- Vous retirer comme représentant. Suivez la procédure d’IRCC et de tout autre ministère, et notez la date.
- Régler l’argent. Facture finale, reddition de compte de tous les fonds reçus et remboursement éventuel de la fiducie, dans les 30 jours.
- Conserver votre dossier. Gardez une copie du dossier et de la clôture comme l’exigent les règlements administratifs du Collège (art. 37).
L’article 37 renvoie la durée de conservation aux règlements administratifs du Collège, que nous n’avons pas pu consulter pour ce guide; nous n’indiquons donc pas de nombre d’années. Confirmez-la auprès du Collège avant de régler la conservation des données dans ImmiPractice. Pour des dossiers faciles à transmettre, voir organiser les documents des clients en immigration.
Et si vous êtes le nouveau représentant ?
Demandez au client les coordonnées du titulaire sortant et envoyez votre propre demande écrite avec l’instruction du client, pour que le délai de 10 jours ouvrables soit clair pour tous. L’alinéa 36(2)b) oblige le titulaire sortant à collaborer avec vous : demandez tôt quelles échéances sont ouvertes. Mettez ensuite en place votre propre contrat de service et votre IMM 5476 avant d’agir; voir gérer les conventions de mandat en immigration.
Information générale — pas un avis juridique. Confirmez les exigences en vigueur auprès des sources officielles et de votre organisme de réglementation.