Les CRIC sont réglementés par le Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (CCIC), dont le Code de déontologie professionnelle prévoit notamment la confidentialité, des ententes de service écrites et une bonne tenue des dossiers clients. Les avocats suivent les règles de leur barreau provincial ou territorial sur la confidentialité, les dossiers et les fonds en fidéicommis. Un CRM comme ImmiPractice soutient ces obligations par l’accès selon les rôles, les conventions signées avec piste d’audit et des dossiers complets — mais vérifiez les règles en vigueur de votre ordre.
- Les CRIC suivent le Code de déontologie professionnelle du CCIC ; les avocats suivent les règles de leur barreau.
- Attentes communes : confidentialité, ententes écrites, dossiers clients complets, conservation appropriée.
- Un CRM les soutient par l’accès selon les rôles, les conventions signées électroniquement avec piste d’audit et des dossiers complets.
- Les délais de conservation varient selon l’ordre : vérifiez les règles en vigueur de votre ordre professionnel.
La loi sur la protection des renseignements personnels n’est que la moitié du portrait pour un cabinet d’immigration. Votre ordre professionnel a ses propres attentes en matière de confidentialité et de dossiers clients, et elles vont souvent plus loin. Cette page offre un aperçu général et montre où un logiciel peut aider. Elle ne remplace pas la lecture des règles en vigueur de votre ordre.
Qui réglemente les représentants en immigration au Canada ?
- Les consultants réglementés en immigration canadienne (CRIC) sont titulaires d’un permis du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (CCIC). Ils doivent respecter le Code de déontologie professionnelle du Collège ainsi que ses règlements et lignes directrices.
- Les avocats sont réglementés par le barreau de leur province ou territoire, chacun ayant son propre code de déontologie et ses règlements. Au Québec, les notaires relèvent de la Chambre des notaires. La Fédération des ordres professionnels de juristes du Canada répertorie les barreaux.
- Hors du Canada, ce sont le barreau ou l’organisme de réglementation des conseillers en immigration compétent qui fixent les règles.
Qu’exige habituellement la confidentialité ?
D’un organisme de réglementation à l’autre, les attentes communes sont les suivantes :
- Garder confidentiels les renseignements des clients et ne les utiliser que pour leur affaire, sauf consentement du client ou obligation légale de les communiquer.
- L’obligation se poursuit après la fin du mandat.
- Le personnel, les agents et les sous-traitants sur lesquels vous vous appuyez doivent aussi protéger les renseignements — et vous répondez de leur conduite.
- Conserver les dossiers en lieu sûr et en limiter l’accès aux personnes qui en ont besoin.
Qu’exige habituellement la tenue de dossiers ?
- Une entente écrite avant le début des services. Le Code du CCIC exige une entente de service écrite avec le client.
- Un dossier client complet : l’entente, les communications, les documents reçus, les demandes et formulaires déposés, les décisions, les factures et les reçus.
- Une gestion appropriée de l’argent des clients selon les règles de compte client ou de fidéicommis de votre ordre.
- La conservation pendant la période requise, puis une destruction sécuritaire.
- La remise ou le transfert du dossier lorsqu’un client change de représentant, selon les règles de votre ordre.
Les délais de conservation et les règles de transfert varient selon l’ordre et changent avec le temps ; nous ne les citons donc pas ici. Vérifiez les règles en vigueur de votre ordre professionnel avant d’établir votre calendrier de conservation.
Qu’exige au quotidien le Code du CCIC pour les CRIC ?
Pour les CRIC, le Code de déontologie du CCIC (DORS/2022-128) traduit ces attentes en obligations précises. En voici qui touchent le fonctionnement quotidien (vérifié le 3 novembre 2026) :
| Obligation | Article du Code |
|---|---|
| Entente de consultation écrite avant la première consultation; entente de services écrite avant toute prestation, avec un projet remis au client d’abord et une copie signée conservée et remise au client | art. 23 et 24 |
| Vérifier, avant la signature, si le client a déjà une entente avec un autre représentant autorisé | art. 24(2)c) |
| Informer le client par écrit lorsque des documents sont soumis ou reçus pour lui, et lui en remettre copie sur demande | art. 22(3) |
| Détenir les avances en fiducie dans un compte client et tenir des registres distincts par client | art. 32 |
| Dans les 30 jours suivant la fin ou la résiliation, rendre les documents, rendre compte des fonds et rembourser l’excédent détenu en fiducie | art. 36(1) |
| Transférer le dossier au nouveau représentant dans les 10 jours ouvrables, et aviser le ministère auprès duquel vous êtes inscrit comme représentant | art. 36(2) à (4) |
| Tenir et conserver les registres conformément aux règlements administratifs du Collège | art. 37 |
| Superviser toute personne qui vous assiste et assumer la responsabilité professionnelle de son travail | art. 38 |
Depuis le 15 juillet 2026, le Règlement du CCIC 2026 ajoute un fonds d’indemnisation pour les clients lésés par des actes malhonnêtes remontant à novembre 2021 et des sanctions disciplinaires plus lourdes. Pour la pratique, voyez les règles du compte client des CRIC et le processus du formulaire IMM 5476 Recours aux services d’un représentant.
Comment un CRM peut-il soutenir ces obligations ?
| Attente | Comment ImmiPractice peut la soutenir |
|---|---|
| Entente de service écrite avant le début du travail | Conventions de mandat créées à partir de vos modèles, signées électroniquement par le client, avec une piste d’audit des événements envoyée, consultée, rappelée, signée, expirée et remplacée. Voir piste d’audit des conventions. |
| Dossier client complet | Une seule page de dossier avec honoraires, paiements, conventions, documents et historique ; documents WhatsApp enregistrés au dossier ; téléchargement complet en ZIP |
| Confidentialité au sein du cabinet | Sept rôles, cloisonnement par succursale, la Filing Team (équipe de dépôt) ne voit que les dossiers assignés, les Receptionists (réceptionnistes) ne voient jamais les dossiers inscrits, autorisations modifiables par l’administrateur seulement |
| Départ d’un employé | La désactivation met fin à l’accès à la requête suivante ; aucun mot de passe à conserver |
| Trace des communications | Historique d’activité des prospects et boîte de réception WhatsApp partagée liée aux prospects et aux dossiers, plutôt que des téléphones personnels |
| Registres financiers | Factures verrouillées une fois émises ; paiements non supprimables une fois facturés ; exportations du grand livre pour votre comptable |
| Conservation sécuritaire | Hébergement au Canada, chiffrement en transit et au repos, stockage privé des fichiers servis uniquement après vérification des autorisations |
Ce qu’un logiciel ne peut pas faire à votre place
Un CRM ne peut pas déterminer ce qu’exige votre ordre professionnel, superviser votre personnel ni juger si une communication est permise. Il vous offre un endroit fiable pour tenir le dossier et des contrôles sur qui y a accès. Le jugement professionnel — et la responsabilité — restent au titulaire de permis.
Pour la mise en place, consultez organiser les dossiers d’immigration et rôles et autorisations.
Ces renseignements sont d’ordre général et ne constituent pas un avis juridique.
Information générale — pas un avis juridique. Confirmez les exigences en vigueur auprès des sources officielles et de votre organisme de réglementation.