Chaque convention ImmiPractice suit des statuts clairs — Draft, Sent, Viewed et Completed — et est marquée Expired si son lien de signature échoit sans signature. Le tableau de bord des conventions affiche le statut pour chaque dossier, avec des actions pour renvoyer, annuler, remplacer ou émettre une nouvelle version. Chaque événement, de l’envoi à la consultation, aux rappels, à la signature et à l’expiration, est consigné dans la piste d’audit de la convention.
- Statuts : Draft, Sent, Viewed, Completed, et Expired pour les liens échus.
- Le tableau de bord des conventions affiche le statut de chaque dossier et permet de renvoyer, annuler, remplacer ou émettre une nouvelle version.
- La piste d’audit consigne les événements envoyée, consultée, rappelée, signée, expirée et remplacée.
- La fréquence des rappels, leur maximum et la validité des liens se règlent dans Agreement Automation.
Que signifient les statuts ?
| Statut | Signification | Que faire |
|---|---|---|
| Draft (brouillon) | Créée, pas encore envoyée | Compléter les champs et envoyer |
| Sent (envoyée) | Lien de signature envoyé au client | Attendre, ou laisser les rappels agir |
| Viewed (consultée) | Le client a ouvert le lien | Un appel cordial suffit souvent à conclure |
| Completed (signée) | Signée ; PDF signé disponible au dossier | Poursuivre avec le paiement et le dépôt |
| Expired (expirée) | Le lien a dépassé sa durée de validité sans signature | Renvoyer ou remplacer |
Comment vérifier le statut d’une convention ?
- Ouvrez le tableau de bord des conventions pour voir le statut des conventions de vos dossiers.
- Repérez les conventions Sent et Viewed qui attendent depuis un moment.
- Ouvrez une convention pour voir sa piste d’audit et ses détails.
- Agissez : renvoyer, annuler, remplacer par une convention corrigée ou émettre une nouvelle version.
Qui peut le faire : les membres de l’équipe dont le rôle donne accès aux conventions de ces dossiers, dans leur succursale. Le Business Admin (administrateur de l’entreprise) voit toutes les succursales.
Que consigne la piste d’audit ?
Chaque événement d’une convention est inscrit dans sa piste d’audit, notamment le moment où elle a été :
- envoyée au client ;
- consultée par le client ;
- rappelée automatiquement ;
- signée ;
- expirée automatiquement ;
- remplacée par une convention plus récente.
Comme les événements sont consignés au moment où ils se produisent, la piste d’audit répond aux questions qui surgissent lors d’un différend ou d’une inspection professionnelle : quelle version a été envoyée, quand le client l’a vue, combien de rappels il a reçus et quand il a signé.
Quand renvoyer, remplacer ou émettre une nouvelle version ?
- Renvoyer quand le client a perdu le courriel ou que le lien a expiré, et que le contenu reste exact.
- Remplacer quand le contenu était erroné — par exemple, les honoraires ont changé. L’ancienne convention reste au dossier, marquée comme remplacée.
- Émettre une nouvelle version quand les conditions changent après la signature, comme l’ajout d’un membre de la famille.
- Annuler quand le client ne va plus de l’avant.
Notifications
Quand un client signe, les membres de l’équipe concernés reçoivent une notification avec un lien vers la convention.
Que se passe-t-il ensuite ?
Une fois la convention signée, enregistrez le premier paiement et transmettez le dossier — voir factures et paiements. Pour vos obligations de tenue de dossiers, voir obligations des consultants en immigration.