ImmiPractice conserve l’historique d’un client à plusieurs endroits reliés : le fil d’activité du prospect (notes et chaque changement de statut), l’historique du dossier (y compris les paiements), la piste d’audit de chaque convention (envoyée, consultée, rappelée, signée, expirée, remplacée), les documents du dossier et la conversation WhatsApp. La conversion d’un prospect en dossier conserve tout son historique.
- Le fil d’activité consigne les notes et chaque changement de statut d’un prospect ou d’un dossier.
- Chaque convention a sa propre piste d’audit : envoyée, consultée, rappelée, signée, expirée.
- L’inscription d’un prospect conserve tout son historique dans le nouveau dossier.
- Les prospects sont désactivés, pas effacés ; les paiements facturés ne peuvent être supprimés.
Où se trouve chaque partie de l’historique ?
| Historique | Ce qu’il consigne | Où regarder |
|---|---|---|
| Fil d’activité | Notes, changements de statut, nouvelles soumissions du menu de formulaires | La page du prospect ou du dossier |
| Historique du dossier | Événements du dossier, dont chaque paiement enregistré | La page du dossier |
| Piste d’audit des conventions | Envoyée, consultée, rappelée, signée, expirée, remplacée | Chaque convention |
| Documents | Téléversements, approbations ou refus, fichiers WhatsApp enregistrés au dossier | Les documents du dossier |
| Messages et fichiers échangés avec le client | Communications → WhatsApp | |
| Rendez-vous | Réservations, déplacements et annulations | Le calendrier et la page du rendez-vous |
Comment consulter l’historique d’un client ?
- Trouvez le client avec la recherche globale, qui couvre prospects et dossiers.
- Ouvrez le prospect ou le dossier et lisez le fil d’activité, de l’entrée la plus récente à la plus ancienne.
- Ouvrez chaque convention pour voir sa piste d’audit — par exemple, quand le client a consulté le lien pour la première fois et combien de rappels sont partis.
- Vérifiez les documents : ce qui a été reçu et ce qui manque encore.
- Ouvrez la conversation WhatsApp si le client vous écrit par ce canal.
Qui peut le faire : toute personne dont le rôle permet d’ouvrir ce prospect ou ce dossier. Les rôles de succursale voient leur succursale ; les équipes de dépôt et d’appels voient ce qui leur est assigné.
L’historique survit-il quand un prospect devient dossier ?
Oui. Passer un prospect à Enrolled le convertit en dossier et conserve toutes ses notes et tous ses changements de statut. Rien n’est à recopier.
Peut-on supprimer l’historique ?
ImmiPractice est conçu pour qu’on ne perde pas par accident les données qui comptent :
- Les prospects sont désactivés plutôt qu’effacés, et peuvent être réactivés avec leur historique.
- Les paiements ne peuvent plus être supprimés une fois la facture émise.
- Les événements des conventions restent dans la piste d’audit ; une convention remplacée est marquée comme telle, et non écrasée.
Pour la suppression complète des données de l’entreprise, un Business Admin (administrateur de l’entreprise) peut en faire la demande à ImmiPractice — voir suppression des données.
Que se passe-t-il ensuite ?
Pour les données propres aux conventions, voir statut et piste d’audit des conventions. Pour les principes de tenue de dossiers valables quel que soit le logiciel, lisez comment organiser les dossiers d’immigration.