Dans ImmiPractice, vous créez dans l’outil de création de listes une liste de documents réutilisable pour chaque service, comme un permis d’études ou un visa de visiteur. Vous la rattachez ensuite au dossier du client et l’envoyez. Le client voit exactement quelles pièces manquent dans le portail client vérifié par courriel et téléverse chaque fichier sous le bon élément ; votre équipe est avisée à mesure que les fichiers arrivent.
- Créez une liste réutilisable par service dans l’outil de création de listes.
- Rattachez la liste à un dossier et envoyez-la ; le client la voit dans le portail.
- Le client téléverse chaque élément depuis son téléphone ou son ordinateur.
- Chaque téléversement déclenche une notification et affiche un statut par élément.
Une liste de documents transforme le « envoyez-nous vos documents » en une liste claire que le client peut suivre, et donne à votre équipe un seul endroit pour voir ce qui manque encore. Vous créez chaque liste une fois et la réutilisez pour tous les clients de ce service.
Qui peut créer et envoyer des listes ?
Habituellement, l’équipe de dépôt (Filing Team) et les gestionnaires de dossiers, ainsi que les administrateurs et les gestionnaires. Les membres de la Filing Team travaillent sur les dossiers qui leur sont assignés. Ce que chaque rôle peut faire est défini dans Roles & Permissions.
Comment créer une liste réutilisable ?
- Ouvrez l’outil de création de listes. Allez à la section des listes de documents et créez une nouvelle liste.
- Nommez-la d’après le service. Par exemple « Permis d’études – hors Canada » ou « Visa de visiteur ». Des noms clairs facilitent le choix de la bonne liste plus tard.
- Ajoutez les éléments. Ajoutez un élément par document : page de renseignements du passeport, lettre d’acceptation, preuve de fonds, photos, etc. Les éléments sont réutilisables : un élément courant comme « Page de renseignements du passeport » peut figurer dans plusieurs listes.
- Enregistrez. La liste est maintenant disponible pour n’importe quel dossier.
Comment envoyer une liste à un client ?
- Ouvrez le dossier. Allez au dossier du client.
- Rattachez la liste. Choisissez la liste correspondant à son service et rattachez-la au dossier.
- Envoyez-la. Envoyez la liste. Le client la voit dans son portail client, qu’il ouvre à partir du lien de votre menu de formulaires (Form Menu) et d’un code à 6 chiffres reçu par courriel.
Que voit le client ?
Le client voit les éléments encore manquants et téléverse chaque fichier sous le bon élément, avec l’appareil photo de son téléphone ou depuis un ordinateur. Les formats courants comme PDF, JPG et PNG sont acceptés. Il n’a besoin ni de mot de passe ni d’application.
Et ensuite ?
- Chaque téléversement apparaît dans le dossier, sous l’élément correspondant de la liste.
- L’équipe reçoit une notification sous la cloche lorsqu’un client téléverse ou partage un document. Elle est envoyée au Business Admin (administrateur de l’entreprise), aux personnes concernées de la succursale et à la personne à qui le dossier est assigné.
- Chaque élément affiche son fichier et son statut, ce qui vous permet de l’examiner puis l’approuver ou le refuser.
- Quand tout est reçu, téléchargez les documents du dossier en un seul fichier ZIP.
Exemple : un dossier de permis d’études familial
Pour une demandeuse principale accompagnée de son conjoint, vous pourriez envoyer la liste « Permis d’études » et une courte liste « Conjoint accompagnant ». La cliente téléverse le passeport, la lettre d’acceptation et les preuves de fonds en une seule séance depuis son téléphone, puis les documents du conjoint plus tard dans la semaine. Votre équipe de dépôt voit d’un coup d’œil quels éléments sont encore vides.
Voir aussi le guide du processus de collecte des documents clients.