Dans ImmiPractice, chaque prospect, dossier, tâche et rendez-vous garde un responsable principal et peut aussi avoir des membres supplémentaires (« Also Attending » pour les rendez-vous). Ces membres voient l’élément dans leurs propres listes, reçoivent une notification lorsqu’ils sont ajoutés et peuvent le travailler pleinement, mais ils ne changent jamais la succursale d’un prospect et n’occupent pas la plage du rendez-vous.
- Un responsable principal et autant de membres supplémentaires que nécessaire par prospect, dossier, tâche ou rendez-vous.
- Les membres supplémentaires travaillent pleinement l’élément, sans changer sa succursale ni occuper la plage du rendez-vous.
- Renvoyer à Calling ou à Filing retire les membres supplémentaires.
- Chaque membre supplémentaire reçoit le plein crédit dans l’analytique.
Responsable principal ou membres supplémentaires
| Principal (Assigned To / Team Member) | Supplémentaire (Additional Team Members / Also Attending) | |
|---|---|---|
| Combien | Un | Autant que nécessaire |
| Voit l’élément dans « mes » listes | Oui | Oui |
| Modifier, notes, état, documents | Oui | Oui |
| Détermine la succursale du prospect | Oui | Non |
| Doit être dans la succursale du prospect | Oui | Non |
| Occupe la plage du rendez-vous | Oui (double réservation empêchée) | Non |
Qui peut ajouter des membres ?
Toute personne qui peut désigner le responsable principal peut aussi gérer les membres supplémentaires. Il n’y a pas de permission distincte.
Comment ajouter des membres
- Ouvrez l’élément. Utilisez le formulaire New Lead, la page de détail d’un prospect ou d’un dossier, la fenêtre Assign Task ou la page de détail d’un rendez-vous.
- Désignez le responsable principal comme d’habitude (Assigned To, ou Team Member pour les rendez-vous).
- Choisissez des collègues dans Additional Team Members (ou Also Attending). Sur les pages de prospect et de dossier, il s’agit d’une petite liste à cocher.
- Enregistrez. Chaque personne ajoutée reçoit une notification et voit l’élément dans ses propres listes : mes prospects, mes appels, mes tâches ou mon calendrier.
Quand les membres supplémentaires sont-ils retirés ?
Renvoyer un prospect à la file d’appels (Calling), ou un dossier au dépôt (Filing), retire ses membres supplémentaires, tout comme l’état d’appel ou de dépôt est remis à zéro. Chaque nouveau passage repart à neuf. Ajoutez de nouveau les personnes qui doivent rester impliquées à partir de la page du prospect ou du dossier.
Exemples
- Un conseiller et un téléconseiller partagent un prospect : le conseiller est le responsable principal ; le téléconseiller est ajouté pour que le prospect apparaisse dans ses appels.
- Une consultante principale révise un dépôt : l’agent de dépôt est le responsable principal ; la consultante est membre supplémentaire au dossier.
- Une consultation conjointe : un consultant occupe la plage du rendez-vous ; un collègue est ajouté comme Also Attending.
Bonnes pratiques
- Gardez comme responsable principal la personne qui répond de la prochaine étape, et ajoutez les aides et les réviseurs comme membres supplémentaires.
- Lors d’un transfert définitif, changez le responsable principal plutôt que d’ajouter la nouvelle personne à côté de l’ancienne.
- Retirez les collègues qui n’ont plus besoin d’accès, pour que les listes de chacun restent ciblées.
Aide connexe
Consultez le pipeline et les états des prospects, les tâches et rappels, les succursales et la gestion des prospects sur immipractice.com.