Dans ImmiPractice, ouvrez la fenêtre Assign Task pour créer une tâche avec un responsable, une échéance et, au besoin, des membres additionnels. Les tâches ordinaires figurent dans un courriel quotidien des tâches à échéance proche. Si vous cochez « Mark as reminder », ImmiPractice envoie un courriel et affiche une fenêtre contextuelle dans l’application à l’heure précise, puis de nouveau selon le délai « remind me before » choisi. Les tâches peuvent être terminées, rouvertes ou supprimées.
- Créez les tâches dans la fenêtre Assign Task avec un responsable et une échéance.
- Les Additional Team Members partagent la tâche et sont avisés.
- « Mark as reminder » envoie un courriel et une fenêtre contextuelle à l’heure précise et selon le délai « remind me before ».
- Les tâches ordinaires figurent dans un courriel quotidien des échéances proches.
Les tâches remplacent les papillons adhésifs et les messages du genre « rappelle-moi de l’appeler jeudi » qui se perdent. Chaque tâche a un responsable clair et une échéance, et ImmiPractice fait les rappels pour vous.
Qui peut créer des tâches ?
Les membres de l’équipe dont le rôle comprend la gestion des tâches. Chaque tâche doit avoir un responsable (la personne à qui elle est assignée) et peut compter des membres additionnels qui la partagent. Quiconque peut assigner le responsable peut aussi gérer les membres additionnels.
Comment créer une tâche ?
- Ouvrez Assign Task. Depuis la section des tâches, ouvrez la fenêtre Assign Task (assigner une tâche).
- Décrivez la tâche. Écrivez un titre court et précis, par exemple « Appeler Ravi : certificat de police manquant ».
- Choisissez le responsable. Sélectionnez le membre de l’équipe responsable. Un responsable est obligatoire.
- Ajoutez des membres (facultatif). Choisissez des collègues sous Additional Team Members (membres additionnels). Ils voient la tâche dans leur propre liste, sont avisés lorsqu’on les ajoute et peuvent y travailler comme le responsable.
- Fixez l’échéance. Choisissez la date à laquelle la tâche doit être faite.
- Enregistrez. La tâche apparaît dans la liste de chaque personne assignée.
Comment fonctionnent les rappels à heure précise ?
Pour les tâches qui doivent se faire à un moment précis, comme un rappel promis pour 11 h 30, cochez Mark as reminder (marquer comme rappel) et fixez l’heure. ImmiPractice :
- envoie un courriel et affiche une fenêtre contextuelle dans l’application à l’heure précise ;
- fait de même selon le délai « remind me before » (me rappeler avant) que vous choisissez, par exemple 15 minutes plus tôt.
Les tâches ordinaires, sans « Mark as reminder », sont regroupées dans un courriel quotidien des tâches à échéance proche, pour que chacun commence la journée en sachant ce qui s’en vient.
Terminer, rouvrir et supprimer des tâches
| Action | Quand l’utiliser |
|---|---|
| Terminer | Le travail est fait. |
| Rouvrir | La tâche a été terminée trop tôt, ou le client est revenu. |
| Supprimer | La tâche a été créée par erreur. |
Tâche ou rendez-vous ?
Utilisez un rendez-vous quand une rencontre avec un client occupe une plage dans le calendrier de quelqu’un. Utilisez une tâche pour un travail à faire avant une échéance. Pour les échanges liés à un prospect, la file d’appels (Calling) et le fil d’activité du prospect suivent aussi les rappels ; voir les suivis automatiques.
Et ensuite ?
Les personnes assignées voient la tâche dans « mes tâches », reçoivent les rappels décrits ci-dessus, et la tâche reste dans la liste jusqu’à ce qu’elle soit terminée ou supprimée.