ImmiPractice fait des suivis automatiques à cinq endroits : les conventions de mandat non signées (rappels à l’intervalle choisi, jusqu’à un maximum, puis expiration), les rappels de rendez-vous aux clients, les rappels de tâches à l’heure exacte et un courriel quotidien des tâches à échéance, les rappels planifiés de la file d’appels, et les courriels d’anniversaire et d’expiration de visa.
- Les rappels de conventions ont trois réglages : intervalle, nombre maximal de rappels et validité du lien.
- Les liens de signature expirés apparaissent dans le tableau de bord des conventions et peuvent être renvoyés ou remplacés.
- Les tâches marquées comme rappels alertent par courriel et par fenêtre contextuelle à l’heure exacte.
- Le délai des rappels de rendez-vous se règle une fois dans Calendar → Settings.
Quels suivis ImmiPractice peut-il faire automatiquement ?
| Suivi | Qui le configure | Où |
|---|---|---|
| Rappels de conventions non signées et expiration des liens | Business Admin (administrateur de l’entreprise) ou Branch Manager (directeur de succursale) | Agreement Automation |
| Rappels de rendez-vous aux clients | Business Admin | Calendar → Settings |
| Rappels de tâches | La personne qui crée la tâche | Tasks |
| Rappels d’appel planifiés | Calling Team (équipe d’appels) | File d’appels (Calling) |
| Courriels d’anniversaire et d’expiration de visa | Business Admin | Marketing Automations |
Rappeler aux clients de signer leur convention
- Ouvrez Agreement Automation dans le menu latéral.
- Activez les rappels.
- Réglez l’intervalle, soit le nombre de jours entre deux rappels.
- Réglez le maximum de rappels par convention.
- Réglez la validité du lien, soit le nombre de jours pendant lesquels un lien de signature reste valide.
- Enregistrez. Les clients qui n’ont pas signé reçoivent un courriel de suivi avec un nouveau lien, selon votre intervalle, jusqu’à ce qu’ils signent ou que le maximum soit atteint.
Les liens dont l’échéance est dépassée sont marqués Expired (expiré) dans le tableau de bord des conventions, d’où vous pouvez les renvoyer ou les remplacer. Chaque rappel et chaque expiration sont consignés dans la piste d’audit de la convention.
Rappeler les rendez-vous aux clients
- Ouvrez Calendar → Settings (administrateur de l’entreprise).
- Réglez le délai du rappel, soit le nombre d’heures avant le rendez-vous où le client est avisé.
- Enregistrez. Les clients ayant un rendez-vous confirmé reçoivent un rappel par courriel à l’avance.
Rappeler les tâches à votre équipe
- Créez ou assignez une tâche avec une date d’échéance.
- Marquez-la comme rappel si elle doit se faire à une heure précise.
- Choisissez « remind me before » si vous voulez aussi une alerte à l’avance.
Une tâche marquée comme rappel déclenche un courriel et une fenêtre contextuelle dans l’application à l’heure exacte, puis de nouveau selon l’avance choisie. Les tâches ordinaires figurent plutôt dans un courriel quotidien des tâches à échéance.
Rappels d’appel et suivis à long terme
- File d’appels. Lorsqu’un membre de l’équipe d’appels planifie un rappel, ce prospect remonte en tête de la file à l’heure prévue.
- Expiration de visa et anniversaires. Les anciens clients reçoivent des rappels aux intervalles que vous fixez. Voir les automatisations et campagnes par courriel.
Aide connexe
Lisez les rappels de signature automatiques, les tâches et rappels et comment automatiser les suivis clients, ou découvrez les conventions et signatures électroniques sur immipractice.com.