La supervision du personnel par le CRIC est régie par l’article 38 du Code de déontologie du CCIC. Toute personne qui vous aide à fournir des services de consultation en immigration ou en citoyenneté doit être de bonne moralité, recevoir une copie du Code et le connaître, et ne rien faire qui contreviendrait au Code si vous le faisiez. Vous devez superviser son travail, en assumer la responsabilité professionnelle et ne jamais la laisser conseiller ou représenter un client lorsque seules des personnes autorisées peuvent le faire.
- L’article 38 rend le titulaire responsable de tout travail fait par une personne qui l’assiste, avec une supervision adaptée à la tâche.
- Chaque adjoint doit être de bonne moralité, recevoir une copie du Code et en connaître le contenu.
- Le personnel et les agents peuvent soutenir un dossier, sans conseiller ni représenter comme le réserve l’article 91 de la LIPR.
- Nommez les personnes susceptibles de vous assister dans chaque contrat de service et engagez-vous à les superviser.
- Le personnel non titulaire ne doit ni utiliser un titre de consultant ni se présenter comme titulaire de permis.
La plupart des cabinets comptent plus d’une personne : une réceptionniste réserve les consultations, une équipe d’appels relance les prospects, une équipe de dépôt prépare les formulaires et les listes de documents, et des agents peuvent amener des clients. Le Code du CCIC permet de déléguer ce travail, mais le titulaire de permis en demeure responsable. Ce guide présente les règles et les traduit en routine de supervision pour votre équipe.
Les règles résumées proviennent du Code de déontologie des titulaires de permis du Collège (DORS/2022-128), de la Loi sur le Collège des consultants en immigration et en citoyenneté et de l’article 91 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, vérifiés le 5 novembre 2026 (à jour au 19 octobre 2026). Lorsque nous appliquons une règle à une tâche précise, il s’agit de notre lecture pratique, et non d’une directive du Collège.
Que prévoit l’article 38 du Code du CCIC ?
L’article 38 est la principale disposition du Code sur les personnes qui assistent un titulaire de permis. Il compte trois paragraphes :
| Obligation | Ce que cela signifie pour votre équipe | Code |
|---|---|---|
| Toute personne qui vous assiste est de bonne moralité | Vérifiez références et antécédents avant tout accès aux dossiers clients | al. 38(1)a) |
| Elle reçoit une copie du Code et en connaît le contenu | Remettez le Code à chaque nouvelle recrue et notez la date de sa confirmation de lecture | al. 38(1)b) |
| Elle ne pose aucun acte qui contreviendrait au Code si vous le posiez | Les règles de confidentialité, de publicité et de conflits d’intérêts s’appliquent aussi au personnel | al. 38(1)c) |
| Vous supervisez son travail et en assumez la responsabilité professionnelle, avec une supervision adaptée au type de travail | Les tâches plus risquées exigent une révision plus serrée avant d’atteindre le client ou IRCC | par. 38(2) |
| Vous pouvez déléguer certains aspects de votre travail à une personne non titulaire, sans qu’elle représente ou conseille en contravention de l’art. 91 de la LIPR ou de l’art. 21.1 de la Loi sur la citoyenneté | Le personnel soutient le dossier; le titulaire conseille et représente | par. 38(3) |
Que peut faire le personnel non titulaire, et que garde le titulaire ?
Le paragraphe 91(1) de la LIPR interdit à quiconque de sciemment représenter ou conseiller une personne, directement ou indirectement, moyennant rétribution, ou d’offrir de le faire, relativement à une déclaration d’intérêt ou à une demande ou instance prévue par la Loi. Le paragraphe 91(2) exempte les avocats et notaires en règle, les autres membres d’un barreau, comme les parajuristes, et les membres en règle du Collège. L’alinéa 77c) de la Loi sur le Collège impose la même limite aux non-titulaires.
Le Code ne dresse pas la liste des tâches délégables. Voici une répartition pratique, à faire confirmer par votre réviseur :
| Généralement délégable, sous supervision | À garder pour le titulaire |
|---|---|
| Réserver les consultations et envoyer le contrat de consultation | Évaluer les options du client et le conseiller |
| Envoyer les listes de documents et relancer les pièces manquantes | Choisir le programme ou la stratégie |
| Saisir les données et préparer des formulaires provisoires à partir des réponses du client | Réviser les formulaires et les demandes avant leur envoi à IRCC |
| Donner des nouvelles qui rapportent des faits déjà au dossier | Répondre aux questions « que dois-je faire ? » des clients |
| Facturer et envoyer les rappels de paiement | Répondre aux lettres d’équité procédurale et autres communications de fond d’IRCC |
Donnez au personnel une consigne pour le moment où un client demande un conseil : noter la question, dire au client que le titulaire y répondra et créer une tâche pour le titulaire.
Faut-il dire aux clients qui travaille sur leur dossier ?
Oui. Le contrat de service doit indiquer que vous superviserez adéquatement toute personne qui vous assiste et nommer les personnes susceptibles de vous assister (al. 24(3)d) et e)). Si vous faites appel à une autre personne pour des services que vous n’êtes pas compétent pour fournir, le paragraphe 20(2) exige de communiquer cet arrangement et le nom de cette personne au client par écrit. L’alinéa 28(2)e) permet de communiquer les renseignements du client à une personne qui vous assiste, de sorte que le personnel peut travailler au dossier dans le respect de votre obligation de confidentialité.
Intégrez les noms à votre modèle de contrat et modifiez le contrat par écrit, comme l’exige le paragraphe 24(5), lorsque l’équipe change. Consultez gérer les conventions de mandat en immigration pour le contenu complet du contrat de service.
Les agents qui vous trouvent des clients
L’alinéa 13(1)a) interdit d’offrir un avantage pour la recommandation ou le renvoi de clients. L’exception du paragraphe 13(2) vise l’agent qui sollicite des clients pour vous, à condition d’avoir inscrit son nom auprès du Collège à l’avance. Comme l’article 38 vise toute personne qui aide à fournir vos services, traitez les agents inscrits comme du personnel : remettez-leur le Code, vérifiez leur discours marketing et assurez-vous qu’ils ne conseillent jamais les prospects sur leurs options. Les règles de publicité des CRIC s’appliquent à ce qu’ils publient pour vous.
Le personnel peut-il se présenter comme consultant en immigration ?
Non. L’article 77 de la Loi sur le Collège interdit à une personne qui n’est pas titulaire de permis d’utiliser le titre de « consultant en immigration », de « consultant en citoyenneté » ou de « conseiller en immigration pour étudiants étrangers », ou une variante ou abréviation, d’une manière qui porte à croire qu’elle est titulaire de permis, et de se présenter comme telle. Selon l’article 78, le Collège peut demander une injonction à un tribunal. Vérifiez les signatures courriel, cartes professionnelles, profils LinkedIn et profils WhatsApp Business.
Une routine de supervision pour un cabinet d’immigration
- Avant le premier jour. Vérifiez les références et la moralité, remettez le Code et notez la confirmation de lecture.
- Accès selon le rôle. Donnez à chacun seulement les prospects, dossiers et modules nécessaires à son poste, et retirez l’accès le jour du départ.
- Consignes écrites. Transmettez chaque dossier avec une note indiquant ce que l’adjoint doit faire et ce qu’il doit vous soumettre.
- Révision avant l’envoi. Révisez formulaires, lettres et demandes avant qu’ils n’atteignent le client ou IRCC. Plus le risque est élevé, plus la révision est serrée (par. 38(2)).
- Les conseils remontent. Le personnel consigne les questions qui exigent un conseil et les assigne au titulaire.
- Noms au contrat. Nommez les adjoints probables dans chaque contrat de service et modifiez-le par écrit s’ils changent.
- Contrôle périodique. Chaque trimestre, examinez quelques dossiers par membre de l’équipe et notez ce que vous avez vérifié.
Pour les équipes réparties entre plusieurs bureaux, le guide du cabinet d’immigration multisuccursales traite de la conception des rôles et de la séparation des données. Les manquements à la supervision peuvent désormais entraîner des pénalités plus élevées selon le règlement du CCIC 2026, et les obligations de confidentialité et de tenue de dossiers sont résumées dans CRIC et avocats : confidentialité et dossiers.
Information générale — pas un avis juridique. Confirmez les exigences en vigueur auprès des sources officielles et de votre organisme de réglementation.