Lorsqu’un client téléverse un fichier sous un élément de la liste, ImmiPractice avise l’équipe et affiche le fichier dans le dossier avec son statut. Un membre de l’équipe de dépôt ou un gestionnaire de dossiers ouvre chaque élément, vérifie le fichier, puis l’approuve ou le refuse. Les documents reçus dans la boîte de réception WhatsApp peuvent aussi être enregistrés au dossier, pour que tout soit examiné au même endroit.
- Chaque élément de la liste affiche son fichier et son propre statut.
- Le personnel approuve ou refuse chaque document individuellement.
- Les fichiers s’ouvrent uniquement par des téléchargements soumis à une vérification des permissions.
- Les documents reçus sur WhatsApp peuvent être enregistrés au dossier.
Recueillir les documents n’est que la moitié du travail. Avant que quoi que ce soit n’entre dans une demande, quelqu’un doit confirmer que chaque fichier est le bon document, lisible et à jour. ImmiPractice attribue un statut à chaque élément de la liste, ce qui rend cet examen visible pour toute l’équipe.
Qui examine les documents ?
Normalement, le membre de la Filing Team (équipe de dépôt) assigné au dossier, ou un gestionnaire de dossiers. Le Business Admin, le Branch Manager et le Manager peuvent aussi examiner les documents dans les limites de leur accès. Les membres additionnels d’un dossier peuvent y travailler comme la personne assignée principale.
Comment examiner un téléversement ?
- Ouvrez la notification ou le dossier. Cliquez sur la notification du nouveau téléversement sous la cloche, ou ouvrez directement le dossier.
- Allez à la liste. Chaque élément affiche le fichier téléversé et son statut actuel.
- Ouvrez le fichier. Les fichiers s’ouvrent par un téléchargement soumis à une vérification des permissions, jamais par un lien public.
- Vérifiez-le. Est-ce le bon document, complet, lisible et valide ? Pour un passeport, toutes les pages requises y sont-elles ?
- Approuvez ou refusez. Approuvez l’élément s’il est prêt, ou refusez-le s’il doit être remplacé.
- Dites au client quoi corriger. Pour un élément refusé, indiquez au client ce qui ne va pas et quoi téléverser à la place, par exemple sur WhatsApp ou par courriel.
Et les documents envoyés sur WhatsApp ?
Les clients envoient souvent des photos et des PDF sur WhatsApp malgré tout. Lorsque vous connectez WhatsApp, les fichiers reçus sont téléchargés automatiquement et affichés dans la conversation. De là, les documents reçus dans la boîte de réception WhatsApp peuvent être enregistrés dans la liste des documents du dossier : ils se retrouvent à côté des téléversements faits par le portail plutôt que dans le téléphone d’un conseiller.
Une routine d’examen pratique
| Quand | Quoi faire |
|---|---|
| À l’arrivée des téléversements | Ouvrez la notification et approuvez ou refusez rapidement. |
| Chaque jour | Marquez vos dossiers assignés comme vérifiés et repérez les éléments encore vides. |
| Avant de préparer les formulaires | Confirmez que chaque élément requis est approuvé, puis téléchargez l’ensemble. |
Et ensuite ?
Une fois tous les éléments nécessaires approuvés, téléchargez tous les documents du dossier en ZIP et passez à la préparation de la demande. Les données du client dans le dossier peuvent aussi servir au remplissage automatique des formulaires d’IRCC. Votre professionnel autorisé révise toujours la demande et la soumet par les voies officielles.