C’est votre cabinet qui répond, puisqu’il est responsable des renseignements de ses clients. Dans ImmiPractice, vérifiez l’identité du demandeur, utilisez la recherche globale pour trouver la personne parmi les prospects et les dossiers, rassemblez son profil, ses documents (en ZIP), ses conventions et ses factures, corrigez ce qui est inexact et cessez toute sollicitation si on vous le demande. Pour une exportation ou une suppression complète, votre Business Admin écrit à sales@immipractice.com. Consignez chaque demande et votre réponse.
- C’est votre cabinet, et non ImmiPractice, qui répond aux demandes des clients en matière de vie privée.
- La recherche globale permet de retrouver une personne parmi les prospects, les dossiers et les dossiers familiaux.
- Exportez les documents en ZIP, et les conventions et factures en PDF.
- Pour une exportation ou une suppression complète, le Business Admin écrit à sales@immipractice.com.
Tôt ou tard, un client demandera : « Quels renseignements avez-vous sur moi ? », « Cette date est erronée » ou « Veuillez supprimer mon dossier. » Les lois comme la LPRPDE, la loi québécoise sur le secteur privé et le RGPD donnent aux personnes le droit d’accéder à leurs renseignements et de les faire corriger, et parfois de les faire supprimer. En tant qu’organisation responsable, votre cabinet répond ; ImmiPractice vous fournit les outils et vous aide quand une demande les dépasse.
Qui doit répondre ?
Votre cabinet. Les clients doivent adresser leurs demandes concernant leur dossier d’immigration au cabinet qui s’en occupe. ImmiPractice traite les données pour votre compte : nous appuyons votre réponse plutôt que de répondre directement à vos clients. Sous le régime de la LPRPDE, une organisation doit généralement répondre à une demande d’accès dans un délai de 30 jours, avec des prolongations limitées ; les autres lois fixent leurs propres délais. Désignez une personne responsable de ces demandes au sein du cabinet.
Étape par étape : répondre à une demande dans ImmiPractice
- Vérifiez l’identité. Assurez-vous que la demande vient bien du client (ou d’une personne autorisée à agir pour lui). Lui demander de répondre depuis l’adresse courriel au dossier est une première vérification sensée ; le portail client lui-même est protégé par un code à usage unique envoyé à cette adresse.
- Trouvez tout. Utilisez la recherche globale parmi les prospects et les dossiers. Cherchez les doublons : une personne peut figurer comme ancien prospect et comme dossier actuel, ou comme personne à charge dans le dossier d’un proche.
- Rassemblez le dossier. Le profil client et la page du dossier regroupent honoraires, paiements, conventions, documents et historique. Téléchargez les documents en ZIP, la convention signée en PDF et les factures en PDF. Incluez les conversations WhatsApp liées au prospect ou au dossier si vous avez utilisé WhatsApp.
- Révisez avant de communiquer. Retirez les renseignements concernant d’autres personnes (par exemple les finances d’un répondant, sauf si le client y a droit) et tout ce que la loi vous permet ou vous oblige à retenir, comme un avis juridique protégé par le secret professionnel. Les notes internes peuvent aussi être des renseignements personnels : examinez-les plutôt que de les présumer exclues.
- Corrigez ou annotez. Mettez à jour les champs du profil et les données du dossier qui sont inexacts. Si vous estimez qu’une information n’est pas erronée, consignez le point de vue du client au dossier. Comme les formulaires d’IRCC sont remplis à partir des données du dossier, corriger le dossier corrige aussi les formulaires futurs.
- Donnez suite à une demande de suppression ou d’opposition. Cessez immédiatement toute sollicitation (les campagnes par courriel intègrent la gestion des désabonnements ; les diffusions WhatsApp ne vont qu’aux contacts consentants). Désactivez les prospects et demandez à votre Business Admin (administrateur de l’entreprise) de faire supprimer le reste, en conservant ce que vous devez garder. Voir suppression des données.
- Répondez et consignez. Expliquez au client ce que vous avez fait, ce que vous avez conservé et pourquoi, et comment porter plainte auprès de l’autorité de protection des renseignements personnels s’il n’est pas satisfait. Tenez un registre : date de la demande, éléments transmis et date d’envoi.
Quels droits pour quelle demande ?
| Demande | Ce que cela signifie | Où ImmiPractice aide |
|---|---|---|
| Accès | Une copie des renseignements détenus et de l’usage et des communications qui en ont été faits | Recherche globale, page du dossier, téléchargement ZIP, conventions et factures en PDF |
| Rectification | Corriger des renseignements inexacts ou incomplets | Modification du profil et du dossier ; les données corrigées alimentent les futurs formulaires d’IRCC |
| Retrait du consentement / fin des sollicitations | Cesser d’utiliser les renseignements à une fin que le client n’accepte plus | Gestion des désabonnements pour les courriels ; statut de consentement pour les diffusions WhatsApp |
| Suppression | Retirer les renseignements qui ne sont plus nécessaires (sous réserve des obligations de conservation) | Désactivation des prospects ; demande de suppression par le Business Admin |
| Portabilité (certaines lois) | Renseignements dans un format structuré et couramment utilisé | Exportations sur demande de votre Business Admin |
Comment un cabinet peut-il joindre ImmiPractice ?
Demandez à votre Business Admin d’écrire à sales@immipractice.com avec « Demande de données » en objet, le nom du compte d’entreprise et la nature de la demande : exportation, suppression ou aide pour retrouver des éléments. Vous pouvez aussi appeler au +1 289-906-3018. Pour une question de sécurité, utilisez sales@immipractice.com. Voir joindre le soutien.
La façon dont ImmiPractice traite les renseignements qu’elle recueille sur les visiteurs d’immipractice.com est décrite dans sa politique de confidentialité.
Ces renseignements sont d’ordre général et ne constituent pas un avis juridique.
Information générale — pas un avis juridique. Confirmez les exigences en vigueur auprès des sources officielles et de votre organisme de réglementation.