Votre cabinet est responsable des renseignements personnels de ses clients ; ImmiPractice les traite pour votre compte afin de fournir le CRM. ImmiPractice héberge les données et les sauvegardes de chaque entreprise dans sa propre région (les cabinets canadiens restent au Canada), les chiffre en transit et au repos, limite l’accès selon les rôles et les succursales, ne les vend pas et ne les utilise pas à des fins publicitaires, et vous avise sans délai indu de tout incident touchant vos données. Les modalités qui font foi figurent dans la politique de confidentialité d’ImmiPractice.
- Votre cabinet est responsable des renseignements personnels de ses clients ; ImmiPractice les traite pour votre compte.
- Les données et les sauvegardes sont hébergées dans la région de chaque entreprise (le Canada pour les cabinets canadiens) et chiffrées en transit et au repos.
- ImmiPractice ne vend pas les données clients et ne les utilise pas à des fins publicitaires.
- Les modalités qui font foi sont la politique de confidentialité et les conditions d’utilisation sur immipractice.com.
Un dossier d’immigration contient parmi les renseignements les plus sensibles qu’une personne puisse confier : passeport, finances, historique familial, dossiers médicaux et judiciaires. Cette page résume la façon dont ImmiPractice traite ces renseignements et le partage des responsabilités entre votre cabinet et nous. Il s’agit d’un résumé : le document qui fait foi est la politique de confidentialité d’ImmiPractice, à lire avec les conditions d’utilisation.
Qui est responsable des renseignements personnels de vos clients ?
Votre cabinet. Lorsqu’un CRIC (consultant réglementé en immigration canadienne), un avocat ou un cabinet-conseil recueille des renseignements auprès d’un client, c’est le cabinet qui décide quoi recueillir, pourquoi, qui y a accès et combien de temps les conserver. Les lois sur la protection des renseignements personnels désignent généralement cette partie comme le responsable du traitement (RGPD) ou simplement l’organisation responsable des renseignements (LPRPDE).
ImmiPractice est le logiciel que votre cabinet utilise pour stocker ces renseignements et travailler avec eux. Nous les traitons selon vos instructions, pour fournir le service : dans le vocabulaire du RGPD, nous agissons comme sous-traitant. Faire appel à un sous-traitant ne nous transfère pas votre responsabilité : vous demeurez responsable envers vos clients et votre ordre professionnel, et vous comptez sur nous, par contrat, pour protéger ce que vous nous confiez.
| Question | Votre cabinet (responsable) | ImmiPractice (sous-traitant) |
|---|---|---|
| Quels renseignements sont recueillis, et pourquoi ? | Décide | Fournit les formulaires, le portail et les champs que vous choisissez d’utiliser |
| Qui, au sein du cabinet, peut les consulter ? | Décide, au moyen des rôles et des succursales | Applique les rôles et les autorisations que vous définissez |
| Combien de temps sont-ils conservés ? | Décide, selon son ordre professionnel et la loi | Les conserve tant que votre compte les contient ; les exporte ou les supprime à la demande d’un Business Admin (administrateur de l’entreprise) |
| Réponse à une demande d’accès ou de rectification d’un client | Répond au client | Vous donne les outils pour trouver, exporter et corriger les données |
| Un incident de sécurité | Évalue le préjudice, fait les déclarations requises, avise les clients au besoin | Vous avise sans délai indu et vous fournit les faits nécessaires |
Que fait ImmiPractice pour protéger les données des clients ?
- Hébergement régional. Les données de chaque entreprise — profils, dossiers, documents téléversés, conventions, signatures et sauvegardes — sont hébergées dans sa région : Canada, États-Unis, Europe, Australie ou Brésil (pour l’Afrique). Celles des cabinets canadiens, y compris les sauvegardes, restent au Canada.
- Chiffrement. Les données sont chiffrées en transit avec TLS et chiffrées au repos, y compris les sauvegardes.
- Contrôle d’accès. Sept rôles intégrés, cloisonnement par succursale et autorisations modifiables par l’administrateur seulement. Le personnel et les clients se connectent avec un code à usage unique de 6 chiffres envoyé par courriel : aucun mot de passe de connexion n’est stocké.
- Stockage privé des fichiers. Les documents et les preuves de paiement sont stockés dans un emplacement qui bloque l’accès Web direct et ne sont servis qu’après vérification des autorisations.
- Accès interne limité. Le back-office d’ImmiPractice affiche les renseignements de compte, de forfait et de facturation ; il ne comprend aucun écran permettant de parcourir les dossiers de vos clients.
- Aucune vente, aucune publicité. Nous ne vendons pas les données clients que vous stockez et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.
- Sauvegardes et reprise. Sauvegardes quotidiennes chiffrées conservées 30 jours, avec des objectifs de reprise de RPO 24 heures et RTO 8 heures (des objectifs, et non des garanties).
Les détails techniques se trouvent dans la section Sécurité et sur la page Sécurité d’immipractice.com. État de l’audit SOC 2 Type II : en cours. Nous ne revendiquons aucune certification par un tiers tant qu’un audit n’est pas terminé.
Qu’est-ce qui reste à votre cabinet ?
- Informer vos clients, dans votre propre avis de confidentialité ou votre convention de mandat, de l’usage que vous faites de leurs renseignements et des fournisseurs de services (dont ImmiPractice) qui vous aident.
- Obtenir le consentement lorsque la loi l’exige, par exemple avant d’ajouter une personne à des diffusions promotionnelles.
- Choisir le rôle de chaque membre de l’équipe et désactiver les personnes qui partent.
- Établir un calendrier de conservation adapté aux règles de tenue de dossiers de votre ordre professionnel.
- Répondre aux demandes de vos clients en matière de vie privée et déclarer les atteintes aux autorités lorsque c’est requis.
Pour aller plus loin dans cette section
- Quelles données ImmiPractice traite, et pourquoi
- Conservation des données et suppression des données
- Répondre aux demandes d’accès, de rectification et de suppression
- Sous-traitants
- Lois : LPRPDE, Loi 25 du Québec, RGPD, et vos obligations professionnelles de CRIC ou d’avocat
Des questions sur la confidentialité chez ImmiPractice ? Écrivez à sales@immipractice.com. Pour signaler un problème de sécurité, utilisez sales@immipractice.com.
Ces renseignements sont d’ordre général et ne constituent pas un avis juridique.
Information générale — pas un avis juridique. Confirmez les exigences en vigueur auprès des sources officielles et de votre organisme de réglementation.