Au Canada, les avocats en immigration et les CRIC déposent les demandes dans les portails d’IRCC — le Portail des représentants autorisés rémunérés (RAR), le Portail de résidence permanente (RP) et le Portail d’IRCC — en se connectant avec une CléGC ou un partenaire de connexion. Autour de cela, ils utilisent Adobe Reader pour les formulaires à code-barres d’IRCC, un logiciel de gestion de cabinet ou un CRM (Clio, CaseEasy, Officio, immiBoard ou ImmiPractice), la comptabilité en fidéicommis, la signature électronique des conventions, un portail client pour les documents et le registre public du CCIC pour vérifier le permis d’un CRIC.
- Les demandes sont déposées dans le Portail RAR, le Portail RP ou le Portail d’IRCC, selon le type de demande.
- Les représentants se connectent avec une CléGC ou un partenaire de connexion et ont besoin d’une CléGC différente pour chaque portail.
- Les formulaires à code-barres d’IRCC exigent Adobe Reader 10 ou plus récent ; certains exigent Acrobat Reader 11.0.09.
- Les logiciels de cabinet (Clio, CaseEasy, Officio, immiBoard, ImmiPractice) gèrent dossiers et formulaires, mais ne remplacent pas les portails d’IRCC.
- Avocats et CRIC utilisent les mêmes outils d’IRCC, mais relèvent d’ordres différents aux règles distinctes sur le fidéicommis et les registres.
La réponse courte
Tout cabinet canadien en immigration travaille avec deux couches d’outils. La première appartient au gouvernement et est la même pour tous : les portails en ligne d’IRCC, les services de connexion qui y donnent accès et les formulaires PDF d’IRCC. La seconde relève du choix du cabinet : un logiciel pour gérer les clients et les dossiers, recueillir les documents, signer les conventions, facturer et tenir les registres. Le tableau ci-dessous associe les tâches courantes à l’outil que la plupart des cabinets utilisent.
| Tâche | Outil habituel | Fourni par |
|---|---|---|
| Déposer visas de visiteur, permis d’études et de travail, Entrée express, EIC, AVE | Portail des représentants autorisés rémunérés (RAR) | IRCC |
| Déposer la RP hors Entrée express (PCP, parrainage, CH, projets pilotes) | Portail de résidence permanente (RP) pour les représentants | IRCC |
| Demandes d’asile au Canada, certains VRT pour mesures spéciales | Portail d’IRCC pour les représentants | IRCC |
| Se connecter aux portails | CléGC ou partenaire de connexion (connexion bancaire) | Gouvernement du Canada / banques |
| Remplir et valider les formulaires PDF à code-barres d’IRCC | Adobe Reader / Acrobat Reader | Adobe |
| Gérer clients, dossiers, échéances et formulaires | Logiciel de gestion de cabinet ou CRM d’immigration | Clio, CaseEasy, Officio, immiBoard, ImmiPractice et d’autres |
| Détenir l’argent des clients en fidéicommis | Logiciel de comptabilité en fidéicommis | Clio, Officio, immiBoard ou un système comptable distinct |
| Signer les conventions de mandat et de service | Signature électronique | Intégrée à de nombreux logiciels de cabinet, ou service distinct |
| Recueillir documents et réponses aux questionnaires | Portail client ou formulaires d’accueil | Logiciel du cabinet |
| Vérifier qu’un CRIC détient un permis | Registre public du CCIC | Collège des consultants en immigration et en citoyenneté |
| Vérifier les règles et formulaires en vigueur | Site Web d’IRCC | IRCC |
Les portails d’IRCC : là où les demandes sont déposées
IRCC demande aux représentants d’« utiliser le bon compte pour chaque demande » et en exploite trois (IRCC, Portail des représentants autorisés rémunérés) :
- Portail RAR — visas de visiteur, permis d’études et de travail, Entrée express, Expérience internationale Canada, AVE et Programme fédéral de santé intérimaire.
- Portail RP — résidence permanente hors Entrée express, comme les candidats des provinces, le parrainage, les demandes pour considérations d’ordre humanitaire et les projets pilotes. Il est ouvert aux représentants depuis septembre 2021, et le client signe la déclaration de son côté avec ses propres identifiants (avis d’IRCC).
- Portail d’IRCC pour les représentants — demandes d’asile présentées au Canada, certains visas de résident temporaire et les VRT d’urgence ou pour mesures spéciales.
Aucun logiciel de gestion de cabinet ne remplace ces portails. IRCC ne publie pas d’API permettant à un logiciel tiers de déposer des demandes ; le dépôt final se fait donc dans le portail, par le représentant. Notre comparaison des logiciels de dépôt électronique explique ce que les logiciels peuvent et ne peuvent pas faire ici.
Avant de traiter avec vous, IRCC a aussi besoin d’un formulaire Recours aux services d’un représentant signé; voyez notre processus pour le formulaire IMM 5476 Recours aux services d’un représentant : qui signe et comment le soumettre.
CléGC, partenaire de connexion et inscription aux portails
Les représentants se connectent avec une CléGC ou un partenaire de connexion (connexion bancaire Interac). Selon le guide d’inscription au Portail RAR d’IRCC :
- Il faut une CléGC différente pour chaque portail.
- Un représentant ne peut avoir qu’un seul compte au Portail RAR.
- IRCC vérifie l’admissibilité auprès de votre ordre professionnel — un barreau provincial ou territorial, la Chambre des notaires du Québec ou le CCIC. Les CRIC doivent figurer comme membres à part entière, et non transitoires.
- Le formulaire IMM 5661 doit être cosigné par un autre membre en règle.
Des praticiens signalent aussi des limites quotidiennes à prévoir, comme une expiration de session après environ 10 minutes et des échéances en ligne fixées à 23 h 59 UTC (BridgePoint Law, septembre 2026 ; source secondaire). Conservez les identifiants des portails dans un gestionnaire de mots de passe plutôt que dans un tableur partagé.
Adobe Reader pour les formulaires à code-barres d’IRCC
De nombreux formulaires d’IRCC sont des PDF dotés d’un bouton « Valider » qui génère des codes-barres 2D. IRCC indique qu’il faut Adobe Reader 10 ou plus récent, et que l’IMM 0008, l’IMM 1344 et l’IMM 5669 exigent Acrobat Reader version 11.0.09 (centre d’aide d’IRCC). Si votre logiciel remplit ces formulaires pour vous, ouvrez le résultat dans Adobe et validez-le avant de le téléverser. Consultez un CRM peut-il remplir les formulaires d’IRCC ?
Logiciels de gestion de cabinet et CRM
C’est ici que les cabinets diffèrent le plus. Parmi les options axées sur le Canada :
- Clio — gestion de cabinet juridique généraliste en édition canadienne, avec une option d’hébergement au Canada et une comptabilité en fidéicommis intégrée. Sa page immigration ne mentionne pas les formulaires d’IRCC (page immigration de Clio).
- CaseEasy — plateforme canadienne d’immigration avec remplissage des PDF d’IRCC et portail client dans tous les forfaits ; le forfait Starter coûte 99 $/mois avec un utilisateur inclus (prix de CaseEasy).
- Officio — suite canadienne d’immigration avec mises à jour des formulaires incluses dans le prix, portail client, signature électronique et comptes clients/en fidéicommis (prix d’Officio).
- immiBoard — CRM canadien d’immigration qui annonce plus de 400 formulaires d’IRCC, un portail client, la comptabilité en fidéicommis et le suivi du temps (immiBoard).
- ImmiPractice — CRM d’immigration dont les données clients sont hébergées au Canada, avec remplissage des PDF d’IRCC, captation de prospects et WhatsApp, à un prix forfaitaire unique.
Les produits axés sur les États-Unis, comme Docketwise et eImmigration, sont construits autour des formulaires de l’USCIS et sont moins utiles pour un cabinet qui dépose auprès d’IRCC. Pour une vue côte à côte, consultez CaseEasy face à ses concurrents et comment choisir un CRM d’immigration.
Fidéicommis, signature électronique et portails clients
Comptabilité en fidéicommis. Les avocats détiennent l’argent des clients selon les règles de fidéicommis de leur barreau. Clio a lancé la comptabilité juridique canadienne dans Clio Manage en septembre 2026, avec un rapprochement à trois volets du grand livre en fidéicommis, des grands livres clients et du relevé bancaire du compte en fidéicommis (annonce de Clio). Officio et immiBoard indiquent aussi offrir la comptabilité en fidéicommis. Certains cabinets tiennent le fidéicommis dans un système comptable dédié et utilisent un autre logiciel pour les dossiers.
Signature électronique. Les CRIC doivent conclure une entente de service écrite avant de fournir des services et conserver une copie de l’entente signée (Code de déontologie des membres du CCIC, DORS/2022-128, art. 24). Une signature électronique avec piste d’audit facilite la production de cette preuve.
Collecte des documents. Un portail client ou un formulaire d’accueil sécurisé remplace les passeports et relevés bancaires reçus par courriel ou par WhatsApp. Le même Code exige que les CRIC avisent le client par écrit lorsque des documents sont soumis ou reçus en son nom (par. 22(3)), ce qu’un logiciel de cabinet peut aider à consigner.
Le registre du CCIC et les sources de référence
Le Collège des consultants en immigration et en citoyenneté tient le registre public qui permet de confirmer qu’un CRIC détient un permis. IRCC a indiqué que le registre affichera davantage d’information à partir d’avril 2027 en vertu du nouveau règlement sur le Collège (IRCC, mai 2026). Pour les règles des programmes, l’admissibilité et les éditions en vigueur des formulaires, la source première reste le site Web d’IRCC ; vérifiez-le avant de vous fier à un modèle ou à une liste de contrôle logicielle.
CRIC et avocats en immigration : ce qui change
Les deux utilisent les mêmes portails et formulaires d’IRCC. Les différences tiennent à l’encadrement et aux registres :
- Ordre professionnel. Les avocats relèvent d’un barreau provincial ou territorial (ou de la Chambre des notaires du Québec pour les notaires) ; les CRIC relèvent du CCIC, et l’inscription au Portail RAR vérifie le statut auprès de cet ordre.
- Argent en fidéicommis. Les cabinets d’avocats ont besoin d’une comptabilité en fidéicommis conforme aux règles de leur barreau, par exemple dans Clio ou un logiciel de comptabilité juridique. Les cabinets-conseils devraient vérifier ce que leurs propres règles exigent avant de choisir.
- Registres. Le CCIC exige que les CRIC conservent les dossiers clients au moins six ans après leur fermeture (CCIC). Consultez notre page sur la conservation des données.
- Forme du cabinet. Les cabinets d’avocats actifs dans plusieurs domaines s’orientent souvent vers un logiciel juridique généraliste ; les cabinets-conseils consacrés à l’immigration accordent parfois plus d’importance à la gestion des prospects, aux équipes d’appels et à un accueil propre à l’immigration.
La place d’ImmiPractice
ImmiPractice couvre la couche « cabinet » d’un bureau consacré à l’immigration : accueil des clients, portail client, conventions de mandat avec signature électronique, remplissage des PDF d’IRCC avec codes-barres fonctionnels, gestion des dossiers et facturation, avec des données hébergées au Canada, à 89 $ CA/mois pour un nombre illimité d’utilisateurs. Il ne dépose rien auprès d’IRCC, ne remplit pas les portails d’IRCC et n’offre pas la comptabilité en fidéicommis : vous utilisez toujours les portails, votre CléGC et, si vous détenez l’argent de clients, un système de comptabilité en fidéicommis.
Information générale — pas un avis juridique. Confirmez les exigences en vigueur auprès des sources officielles et de votre organisme de réglementation.