Les exigences de traduction d’IRCC prévoient que tout document à l’appui qui n’est pas en français ou en anglais doit être accompagné d’une traduction française ou anglaise faite par un traducteur agréé, avec l’original ou une copie certifiée. Si aucun traducteur agréé ne peut la faire, la traduction doit être accompagnée d’un affidavit fait devant un commissaire. Le demandeur, sa famille et ses représentants ou consultants ne doivent pas traduire. Si vous retenez un traducteur, le Code du CCIC exige aussi de vérifier son agrément.
- Les documents qui ne sont ni en français ni en anglais exigent une traduction par un traducteur agréé, fournie avec l’original ou une copie certifiée.
- Si aucun traducteur agréé ne peut la faire, la traduction exige un affidavit fait devant un commissaire.
- Le demandeur, sa famille et ses représentants ou consultants ne doivent pas traduire.
- Selon l’art. 22(4) du Code du CCIC, donnez des consignes à tout traducteur retenu et vérifiez son agrément.
- Les traductions n’expirent pas, sauf si l’original a changé ou est expiré : conservez-les pour les réutiliser.
Les traductions causent des ennuis évitables dans bien des cabinets : une adjointe bilingue « aide » pour un acte de naissance, un sceau manque sur une copie certifiée, ou une traduction arrive après que le dossier est prêt. IRCC renvoie comme incomplètes les demandes contenant des documents non traduits. Ce guide présente ce qu’exige IRCC, qui ne peut pas traduire, ce que le Code du CCIC ajoute quand vous retenez un traducteur ou un interprète, et un processus pour votre bureau.
Sources, consultées le 9 novembre 2026 : l’instruction d’exécution des programmes d’IRCC Traduction des documents à l’appui des demandes, qui s’applique aux programmes d’immigration et de citoyenneté; et le Code de déontologie des titulaires de permis du CCIC (DORS/2022-128), à jour au 19 octobre 2026, art. 22, 24 et 31. Vérifiez toujours aussi le guide d’instructions de la demande visée. Le processus proposé est notre suggestion pratique.
Ce qu’IRCC exige pour les documents traduits
| Règle | Ce que dit l’instruction d’IRCC |
|---|---|
| Quand traduire | Les documents à l’appui qui ne sont ni en français ni en anglais doivent être accompagnés d’une traduction officielle française ou anglaise. Les documents déjà en français ou en anglais n’ont pas à être traduits. |
| Quoi fournir | La traduction, avec le document dans la langue d’origine, qui peut être l’original ou une photocopie certifiée |
| Copies certifiées | La traduction doit porter sur la copie certifiée, et le traducteur doit apposer son sceau sur la copie certifiée et sur la traduction |
| Qui est agréé | Un traducteur dont le sceau ou le timbre indique son numéro de membre d’une association professionnelle de traducteurs au Canada ou à l’étranger. Un traducteur en voie d’agrément ne compte pas. |
| Lieu de la traduction | Au Canada, un traducteur agréé en règle; à l’étranger, un traducteur accrédité dans le pays où la traduction est faite |
| Aucun traducteur agréé disponible | La traduction doit être accompagnée d’un affidavit, fait devant un commissaire, attestant l’exactitude de la traduction et la compétence linguistique du traducteur |
| Traductions manquantes | Les demandes contenant des documents non traduits sont renvoyées comme incomplètes |
| Nouvelle traduction | Les agents peuvent exiger en tout temps une nouvelle traduction par un autre traducteur agréé; IRCC ne paie pas les frais de traduction |
Qui ne peut pas traduire ni faire l’affidavit
L’instruction d’IRCC précise que les traductions ne doivent pas être faites par les demandeurs eux-mêmes, par des membres de leur famille, ni par les représentants ou consultants du demandeur. La famille comprend le parent, le tuteur, le frère ou la sœur, l’époux, le conjoint de fait ou le partenaire conjugal, le grand-parent, l’enfant, l’oncle, la tante, le neveu, la nièce et le cousin germain, même si cette personne est avocate, notaire ou traductrice. La même restriction familiale s’applique aux affidavits.
Pour votre bureau, cela signifie que vous, à titre de représentant, ne devez pas traduire les documents d’un client destinés au dépôt, même si vous maîtrisez la langue. Selon notre lecture prudente, à faire confirmer par votre réviseur, votre personnel ne devrait pas les traduire non plus, puisqu’il travaille pour le représentant. Faites appel à un traducteur agréé externe et conservez ses coordonnées au dossier.
Au Canada, l’affidavit peut être reçu par un notaire, un commissaire à l’assermentation ou un commissaire aux affidavits; à l’étranger, par un notaire ou l’équivalent. Le commissaire doit maîtriser le français ou l’anglais.
Vos obligations selon le Code du CCIC quand vous retenez un traducteur ou un interprète
- Obtenir de l’aide au besoin. L’alinéa 22(1)e) inclut, dans la prestation de services de qualité, le fait d’obtenir de l’aide au besoin, notamment en retenant les services d’un interprète ou d’un traducteur.
- Donner des instructions. L’alinéa 22(4)a) exige de demander à l’interprète ou au traducteur de traduire fidèlement, sans ajout ni modification, et de garder l’information confidentielle.
- Vérifier l’agrément. L’alinéa 22(4)b) exige de prendre des mesures raisonnables pour s’assurer qu’il est agréé par un organisme légalement autorisé à agréer les interprètes ou traducteurs pour ces langues ou, s’il n’existe aucun processus d’agrément, qu’il maîtrise la langue du client.
- Le prévoir dans l’entente. L’alinéa 24(3)u) exige que votre entente de services indique que vous obtiendrez de l’aide au besoin, y compris un interprète ou un traducteur. Voir gérer les conventions de mandat en immigration.
- Facturer au coût réel. Selon le paragraphe 31(2), les débours comme les frais de traduction ne doivent pas dépasser leur coût réel, et le paragraphe 31(3) exige l’accord écrit du client avant de facturer des débours qui ne figuraient pas dans l’estimation convenue.
La règle sur les interprètes vaut aussi pour les consultations. Si un membre de la famille interprète pendant une rencontre, nous suggérons de noter qui a interprété et pourquoi, et de recourir à un interprète agréé pour tout ce que le client doit comprendre avec précision, comme l’entente de services.
Un processus de traduction pour votre bureau
- Repérez dès l’accueil. Demandez quels documents ne sont ni en français ni en anglais, et ajoutez « traduction requise » à ces éléments de liste. Voir liste de documents d’immigration.
- Associez chaque original à sa traduction. Gardez-les comme deux éléments liés, avec le même nom de fichier et un suffixe de langue; voir organiser les documents des clients en immigration.
- Envoyez à un traducteur agréé externe. Remettez-lui par écrit les consignes d’exactitude et de confidentialité, et notez son nom, son association et son numéro de membre.
- Vérifiez ce qui revient. Le sceau avec numéro de membre est-il présent ? Pour une copie certifiée, la copie et la traduction portent-elles toutes deux le sceau ? Un sceau dans une autre langue est-il aussi traduit ?
- Réservez l’affidavit aux cas nécessaires. Notez au dossier pourquoi un traducteur agréé n’a pu être utilisé, et vérifiez que ni l’affiant ni le commissaire ne sont des membres de la famille.
- Facturez au coût. Refacturez la facture du traducteur comme débours et obtenez un accord écrit pour tout ce qui dépasse l’estimation.
- Conservez-la pour la réutiliser. Une traduction n’expire pas, sauf si le document original a changé ou est expiré : une demande ultérieure peut la réutiliser.
Les traductions expirent-elles ?
Pas d’elles-mêmes. Selon l’instruction d’IRCC, une traduction devrait être valide indéfiniment, sauf si le document original a changé ou est expiré, et l’expiration de la signature d’un traducteur agréé ou d’un notaire n’invalide pas la traduction. Un passeport renouvelé ou un nouveau certificat de police exige une nouvelle traduction.
Information générale — pas un avis juridique. Confirmez les exigences en vigueur auprès des sources officielles et de votre organisme de réglementation.