Un CRM en immigration doit offrir la saisie des prospects de tous les canaux, un accueil vérifié des clients, des modèles de convention de mandat avec signature électronique, une fiche de dossier incluant les membres de la famille, des listes de documents et un portail client, la prise en charge des formulaires gouvernementaux, une messagerie et des courriels partagés, des rendez-vous et des tâches, les honoraires et les factures, un accès selon les rôles, des rapports sur les sources et les résultats, ainsi que des réponses claires sur l’hébergement des données, le chiffrement, les sauvegardes et l’exportation.
- Accueil : saisie des prospects multicanal, responsables, statuts, élimination des doublons et accueil vérifié.
- Dossiers : fiche de dossier avec la famille, questionnaires, listes de documents, formulaires et résultats.
- Contrôle : permissions selon les rôles, séparation des succursales, désactivation instantanée et rapports.
- Sécurité : lieu d’hébergement, chiffrement, sauvegardes, notification des incidents, exportation et état honnête des audits.
La liste des éléments essentiels
Utilisez cette liste pour évaluer un logiciel ou pour faire le point sur l’outil que vous utilisez déjà. Chaque élément explique pourquoi il compte précisément pour le travail en immigration.
Accueil et prospection
- Saisie des prospects de tous les canaux — formulaires publicitaires, site Web, WhatsApp, téléphone et visites sans rendez-vous — avec la source enregistrée. Sans cela, impossible de savoir quel marketing fonctionne.
- Statuts, responsables et prochaines étapes des prospects, pour qu’aucune demande ne reste sans responsable.
- Prévention des doublons, idéalement par courriel vérifié, pour que les personnes qui reviennent ne deviennent pas de nouvelles fiches.
- Formulaires d’accueil vérifiés pour chaque service, qui recueillent ce dont vous avez besoin pour évaluer l’admissibilité et se préremplissent pour les clients qui reviennent.
Conventions et argent
- Modèles de convention de mandat avec champs de fusion et gestion des versions.
- Signature électronique intégrée avec piste de vérification et rappels automatiques.
- Honoraires, versements et factures liés au dossier, dans votre devise, avec les taxes.
- Comptabilité en fidéicommis si votre organisme de réglementation l’exige — ou un plan clair pour utiliser en parallèle un système comptable conforme.
Traitement des dossiers
- Une fiche de dossier qui regroupe le client, les membres de la famille, le service, les personnes assignées, les notes et l’historique.
- Des questionnaires que le client peut remplir en plusieurs séances.
- Des listes de documents par service, avec révision élément par élément et téléchargement groupé.
- La prise en charge des formulaires gouvernementaux — pour le travail canadien, le remplissage des formulaires d’IRCC à partir des données du client en préservant les codes-barres et la validation, et un engagement publié sur la rapidité de mise à jour des formulaires.
- Le suivi des résultats — approuvé, refusé, en attente.
Communication et rendez-vous
- Un portail client pour les téléversements, les questionnaires et la prise de rendez-vous, idéalement sans mot de passe à oublier.
- Une messagerie partagée — courriel et, dans les marchés où WhatsApp domine, une boîte de réception WhatsApp sur l’API officielle — liée à la fiche du client.
- Un calendrier et des tâches, avec prise de rendez-vous par les clients et rappels.
- Des automatisations pour les rappels de signature, les rappels de rendez-vous et les courriels d’expiration de visa.
Équipe et contrôle
- Des permissions selon les rôles qui correspondent aux vrais postes : réception, appels, préparation des dossiers, comptabilité, gestion.
- La séparation des succursales si vous avez plus d’un bureau.
- La désactivation instantanée lorsqu’une personne quitte le cabinet.
- Des rapports par source, succursale, membre de l’équipe et résultat.
Sécurité et données
- Un lieu d’hébergement des données que vous pouvez expliquer à vos clients.
- Le chiffrement en transit et au repos.
- La fréquence des sauvegardes, leur durée de conservation et les objectifs de reprise, par écrit.
- Des engagements de notification des incidents et une liste des sous-traitants.
- L’exportation et la suppression des données sur demande.
- L’état actuel de tout audit (par exemple SOC 2) — énoncé honnêtement, et non sous-entendu.
Les éléments souhaitables
- Une assistance par IA pour la réception ou les questions courantes des clients.
- La synchronisation bidirectionnelle du calendrier avec Google ou Outlook.
- Le dépôt électronique auprès du gouvernement (surtout utile pour les formulaires américains).
- Des intégrations avec un logiciel de comptabilité.
Comment établir les priorités
Tous les cabinets n’ont pas besoin de chaque élément dès le premier jour. Classez-les selon l’endroit où vous perdez le plus de temps ou d’argent aujourd’hui. Un cabinet qui investit beaucoup en publicité doit accorder le plus de poids à la saisie des prospects, à la file d’appels et aux rapports par source. Un cabinet qui dépose de nombreuses demandes familiales doit privilégier le remplissage automatique des formulaires, la réutilisation des données de la famille et les listes de documents. Un cabinet à plusieurs bureaux doit placer la séparation des succursales et les permissions en tête. Quel que soit votre classement, considérez la sécurité et l’exportation des données comme non négociables : elles sont difficiles à corriger une fois les dossiers de vos clients déjà dans un outil.
Exemple : vérifier un outil à l’aide d’un vrai dossier
Prenez un dossier de résidence permanente familial de trois personnes. Pouvez-vous saisir chaque personne une seule fois et la réutiliser dans chaque formulaire ? Chaque adulte peut-il voir les éléments de sa propre liste de documents ? Pouvez-vous envoyer une seule convention de mandat avec un calendrier de versements et facturer chaque versement ? Une réceptionniste peut-elle voir la demande initiale, mais pas le dossier ? Si l’une des réponses est « nous pourrions le développer », notez l’effort requis.
Pièges
- Acheter en fonction du nombre de fonctionnalités plutôt que de la capacité à faire fonctionner vos principaux processus de bout en bout.
- Ne pas distinguer ce qui est un module complémentaire de ce qui est inclus.
- Tenir pour acquis qu’un outil est « sécurisé » sans demander où se trouvent les données.
Comment ImmiPractice s’en charge
Le forfait Standard d’ImmiPractice comprend la saisie des prospects (Meta Lead Ads, WhatsApp, Form Menu, site Web, réception), un Form Menu vérifié par courriel, des modèles de convention de mandat et des signatures électroniques illimités avec piste de vérification et rappels, des dossiers numérotés avec un processus de préparation (Filing), des questionnaires, des listes de documents, le remplissage automatique des PDF d’IRCC sans limite (formulaires mis à jour dans les 72 heures suivant les révisions d’IRCC), un portail client sans mot de passe, une boîte de réception WhatsApp sur l’API Cloud officielle, un calendrier et des tâches, des automatisations marketing, des factures et un grand livre du bureau, sept rôles avec isolement des succursales, des analyses et 50 Go de stockage. Les données sont hébergées au Canada, chiffrées en transit et au repos, avec des sauvegardes quotidiennes conservées 30 jours. Non inclus : la comptabilité en fidéicommis, la synchronisation bidirectionnelle du calendrier et le dépôt électronique auprès du gouvernement. Les fonctions d’IA sont des modules complémentaires facultatifs.
Consultez la liste des fonctionnalités et ce que comprend le forfait Standard.
Information générale — pas un avis juridique. Confirmez les exigences en vigueur auprès des sources officielles et de votre organisme de réglementation.